iCloud Driveを使ってファイルを共有する方法

仕組みを理解し、正しい手順を理解すれば、iCloud Driveを使ったファイル共有は、実際に使えば驚くほど便利です。ただ、設定が意外と複雑なので、順を追って説明していきましょう。

本当はもっと簡単なはずなのに。Appleは書類やファイルを他の人と共有するのが少し面倒で、フォルダの共有もできないのに、少なくとも共有は可能です。一度設定してしまえば、あとはスムーズで、あなたも共同作業者も、ファイルがどこにあるか、誰が最後に更新したかを考える必要がありません。

少なくとも、共有したいファイルがiCloud Driveにある場合、そして共同作業したい人全員がiCloudを使用している場合、これはすべて当てはまります。

実際には、想像するほど大きな問題ではありません。あなたが主にiOSユーザーで、チームの他のメンバーもiOSユーザーであれば、意識しているかどうかに関わらず、既に全員がiCloud Driveを使用しています。Macユーザーが同じことをしたい場合は、ドキュメントをiCloud Driveに保存する必要があるため、少し複雑になります。

PCユーザーが多い場合は、Dropboxなどの代替手段を検討する必要があります。iCloud.com経由でPagesなどのAppleアプリを使ってもらうことで、ファイルへのアクセスが可能になります。しかし、これらのオンラインアプリは確かに便利ですが、MacやiOSアプリを優先して使いたいとは思わないでしょう。そのため、Windowsユーザーの同僚がそれらに乗り換えるとは期待できません。

このような状況では、Dropboxに共有フォルダを作成し、デバイスやアプリを問わず誰でもドキュメントを共有できるようにすることができます。ただし、有料のビジネス向けDropboxプランに切り替えない限り、複数の人が同時に同じドキュメントで作業する機能は利用できません。これはまた別の機会にお話ししましょう。

あなたの旅は本当に必要ですか？

時には、全員が同時に同じドキュメントで作業し、真のコラボレーションを実現したいこともあります。しかし、時には、グループドキュメントに時々追加するだけで十分な場合もあります。編集することなく、ファイルの内容を確認するだけで十分な場合もあります。

誰がファイルにアクセスできるのか、またその人が何をできるのかを制御できます

AppleのiCloud共有は、この点をうまく処理しています。ドキュメントを共有する相手に、閲覧以外の権限を与えるかどうかを選択できるオプションが用意されているからです。とはいえ、ドキュメントの進捗状況を誰かに知らせたいだけなら、代わりにメールで送ることを検討してください。

AirDropを使えば、近くの人に簡単にファイルを送信できます。Mail Dropを使えば、最大5GBまでの個別のドキュメントをメールで送信できます。

しかし、たまに書類をメールで送るだけで済むと真剣に考えるなら、混乱を招く可能性があることはご承知の通りです。少なくともiCloudのファイル共有なら、どれが最新バージョンなのか、誰が持っているのか、迷うことはありません。

原理は同じだ

iCloud Driveからファイルを共有する方法はiOSとMacで若干異なりますが、基本的な手順はどちらも全く同じです。ファイルを見つけて「共有」を選択し、共有相手を指定します。

ファイルはiCloud Driveに保存されている必要があること、そしてフォルダでは共有できないことを覚えておいてください。複数のファイルを選択して共有することもできません。面倒ではありますが、一度に1つのファイルしか共有できません。

iOSの場合

iPhoneまたはiPadでファイルアプリを開きます。ファイルアプリは最後に使用した場所から開くので、共有したいファイルの適切な場所に既にいる可能性があります。念のため、右下のブラウズアイコンをタップし、 「場所」のリストが表示されたら「iCloud Drive」をタップしてください。

iOSでは、ファイルを見つけて、ポップアップから共有をタップして選択し、ユーザーを追加を選択します。

Pagesなどのアプリケーション内で書類を開いたり保存したりすることに慣れている方には、少し馴染みのない操作かもしれません。iCloud Driveを使用するほとんどのアプリケーションは、書類をiCloud Drive内の専用フォルダに保存します。そのため、Numbersのシートを共有する必要がある場合は、まずNumbersフォルダを見つけて開きます。

共有したいドキュメントが見つかったら、しばらく長押ししてください。コマンドのポップアップが表示されたら、「共有」というコマンドが含まれますが、まだ表示されない場合があります。特にiPhoneでは、このようなコマンドが多すぎて一度にすべて表示できない場合があります。その場合、「共有」は常に2番目のグループに表示されます。ポップアップの右側にある矢印をタップすると、この2番目のコマンドセットが表示されます。

次に「共有」をタップすると、通常のiOS共有シートが表示されます。まるでAppleがファイル共有ではなくAirDropやメール送信を推奨しているかのようです。というのも、最初に表示されるのが共有だからです。

共有シートの下部には、ファイルに対して実行できるアクションの行があります。これらのアクションは変更したり並べ替えたりできますが、デフォルトでは「ユーザーを追加」が表示されます。表示されない場合は、フォルダを選択しているか、スワイプして「ユーザーを追加」に移動する必要があります。

見つけたらタップすると、共有したいドキュメントに他の人を招待するための新しい画面が表示されます。このプロセスの中で少し面倒な部分があります。なぜなら、誰かに招待を送る場合は、おそらくメッセージアプリを使うことになるからです。しかし、メール、メッセージ、Slack、Facebookといったアプリに加えて、自分専用のアプリのオプションも表示されます。

メールやメッセージなどで招待できます。ただし、共有オプションで制限を設定することを忘れないでください。

インストールされているアプリによって異なりますが、この例では、ページに表示されているアプリはどれも招待状を送信するためのものではありません。例えば、PocketとInstapaperは記事を保存するための「後で読む」アプリで、OmniFocusはToDoアプリ、DEVONthinkはリサーチツールです。

メール、メッセージ、または他の方法で他の人に招待状を受け取ることができるアプリが表示されるまで、これらのアプリをスワイプします。

誰も招待しない

しかし、誰を招待すればいいのかわからないこともあります。例えば、同僚のグループにメールを送信して、ファンタジーフットボールのスプレッドシートに参加したい人を尋ねたい場合などです。そのような場合、必要なのは招待する方法ではなく、ドキュメントへのリンクです。後で誰にでも、どんな方法でも送信できるリンクです。

なので、ここに「リンクをコピー」というオプションが常にあるのは良いことです。これは通常、アプリの列の最後にあり、まさにあなたが求めているものです。ただ、そうではないように見えます。

「リンクをコピー」をタップしても、ドキュメントへのリンクはコピーされません。代わりに、「宛先:」で始まる基本的なメッセージが表示され、メールアドレスまたは電話番号の入力を求められます。

それを気にせず、右上にある「リンクをコピー」ボタンをタップしてください。これをタップすると、メッセージのようなウィンドウが閉じてファイルアプリに戻りますが、リンクはクリップボードに保存されています。

残念ながら、コピーしたリンクは機能しません。デフォルトでは機能しません。

この機能は、デフォルトでは共有を通じて招待した人のみにアクセスを許可します。「リンクをコピー」を機能させるには、まずこれを許可する必要があります。共有用のアプリアイコンが並ぶ画面の一番下に、「共有オプション」という行があります。これをタップし、 「アクセスできるユーザー」セクションで「リンクを知っている全員」をタップします。

ここで、ユーザーにどの程度のアクセス権を与えるかを決めることもできます。選択肢は、デフォルトの「変更可能」と「表示のみ」の2つです。

アクセス制限を設けるのは理にかなっていますし、実際、iOS はこれをうまく説明してくれています。「リンクをコピー」セクションには、「追加した人だけがこのドキュメントにアクセスできます」というメッセージが表示されます。しかし、このメッセージは灰色で、画面上部に視線を向けると中央に配置されています。

ここからは何もできません。キャンセルして最初からやり直すしかありません。