Apple純正のカレンダーアプリを使う場合でも、サードパーティ製の高機能なカレンダーアプリを使う場合でも、複数のカレンダーを活用することで、より効率的にスケジュールを管理できます。その理由、タイミング、そして方法をご紹介します。
わざと分かりにくい用語を作ろうとするなら、「カレンダー」という言葉ほど適切な言葉はありません。「カレンダー」という言葉は一見とてもシンプルですが、実際には様々な意味で使われています。
これは、新しい Mac および iOS ユーザーがカレンダー アプリを最大限に活用していない理由にもなります。
「カレンダー」とは、イベントを入力したり、12月15日が何曜日かを確認したりするために使うアプリのことです。しかし、カレンダーとは、それらのイベント、つまりアプリに入力したデータそのもののことです。
複数の異なるデータ セットを持つことができ、各セットもカレンダーと呼ばれるという事実も加えると、人々が諦めるのも不思議ではないかもしれません。
さらに、混乱を招くのは名前だけではありません。複数のカレンダーの使い方に注意しないと、予定を忘れたり、重複して予約してしまったりしてしまう可能性があります。
それでも、職業や仕事と生活のバランスによっては、複数のカレンダーを持つことが役に立つこともあります。
複数のカレンダーを使用する目的
会議などのイベントが山ほどあるだけでも、カレンダーは仕事の予定でいっぱいでしょう。でも、パートナーの誕生日（もしあれば）や歯医者の予約もあるでしょう。それも当然です。
しかし、仕事での会議の多くは定期的に行われ、休暇中でも続きます。プールサイドに座って、劇場のチケットがどの日のものか確認するのは、会議のことを常に思い出させられるので、少し楽しくありません。
そこで、仕事用と家庭用のカレンダーを用意するのが良いでしょう。会議は仕事用のカレンダーに登録し、不在時や週末だけの場合は、仕事用のカレンダーをオフにしましょう。
これを実行すると、予定が記載されたホーム カレンダーのみが表示され、他には何も表示されなくなります。
オフィスに戻ったら、仕事用のカレンダーをオンにして、自宅用のカレンダーをオフにして集中しましょう。仕事中に会議のスケジュールを組もうとしているときに、来週の火曜日の夜に陶芸教室があることを知る必要はありません。
Macで新しいカレンダーを作成する
複数のカレンダーを使用する方法
どのカレンダーアプリでも、複数のカレンダーを作成し、オン/オフを切り替えることができます。さらに、どのカレンダーアプリでもカレンダーセットを作成できるようになっています。
地元の教会の野球チームを運営しているとしましょう。すべての試合を専用のスポーツカレンダーに登録できます。
勤務時間中はそんなことを考えている時間はありませんが、週末にはスポーツとホームの両方を1つのセットにまとめておくことができます。ワンクリックで必要なものだけが表示され、不要なものは表示されません。
ただし、すべては複数のカレンダーを持つことを中心に展開され、そのようなアプリはすべて、Apple 独自のカレンダー アプリとほぼ同じ方法でこれを実行します。
Macで新しいカレンダーを追加する方法
- Appleのカレンダーアプリを開く
- ファイル、新しいカレンダーを選択
- ポップアウトが表示された場合は、iCloudを選択してください
- 左側のリストに新しいカレンダーが表示されたら、名前を付けます
顧客とのメールやカレンダーアカウントを複数お持ちの場合、iCloudを含むポップアウトが表示されます。複数のアカウントをお持ちでない場合、または特定のサードパーティ製アプリで複数のアカウントをお持ちの場合は、「このMac内」または「iCloud」のオプションが表示される場合があります。
ただし、新しいカレンダーがすべてのデバイスに確実に保存されるため、iCloud を選択することをお勧めします。
iPhoneまたはiPadで新しいカレンダーを作成する方法
- カレンダーアプリを開く
- 画面下部のカレンダーをタップします
- カレンダーを追加をタップします
- 表示されるポップアップから、もう一度カレンダーを追加を選択します。
- 新しいカレンダーに名前を付ける
- 色を選択し、複数のアカウントがある場合は 1 つを選択してください)
- 完了をタップ
Macでは、新しいカレンダーに名前を付けると、そのカレンダーも選択されます。そのため、新しいイベントを追加すると、その新しいカレンダーに割り当てられます。
どういうわけかiPhoneでは違います。選択したカレンダーに新しいイベントが自動的に追加されることはありません。
これは残念なことです。なぜなら、今はイベントを入力する必要があるからカレンダーを一つ設定しているのに、カレンダーを一つ増やすと、正しいカレンダーにイベントを入力するように注意しなければならないからです。
iPhoneで新しいカレンダーを作成する
デフォルトでは、月に追加したイベントは、カレンダーリストで選択されているカレンダーの下に表示されます。リストが表示されない場合は、「表示」 → 「カレンダーリストを表示」を選択してください。
現在選択されているカレンダーがハイライト表示されます。カレンダーには色も表示され、新しいイベントを追加すると、右上のドロップダウンメニューにも同じ色が表示されます。
ホームカレンダーが選択されている状態で新しいイベントを作成すると、そのイベントはホームカレンダーに追加されます（ただし、追加を停止したい場合はホームカレンダーに追加されます）。追加を停止するには、右上のカラーアイコンをクリックすると、ポップアップでカレンダーリストが表示されます。
新しいイベントを追加するカレンダーを選択すれば完了です。後で気が変わった場合は、イベントに戻って別のカレンダーに切り替えることができます。
複数のカレンダーを使うべきではない場合
火曜日の午後、面会予定だったクライアントが空港で手が回らないので、代わりに今晩に会うことを望んでいます。カレンダーを見て、今晩の予定が空いていることを確認し、同意するという方法もあります。
でも、仕事のカレンダーしか表示されておらず、家のカレンダーは表示されていませんでした。もしかしたら、陶芸教室をサボってクライアントに会うことになるかもしれませんが、そんなことをしていることさえ気づいていなかったのです。
最初のカレンダーアプリが発明されてから数十年が経った今でも、根本的な問題が一つ残っています。火曜日の19:00～21:00に陶芸の予定を入れ、さらに別のカレンダーで19:00～21:00にクライアントとのミーティングの予定を入れた場合、MacやiOSのカレンダーアプリではそれを止めることはできません。
これらはすべて、同じ時間にマークされた 2 つのイベントを表示します (それらのイベントが同じカレンダー内にある場合、または両方のカレンダーが表示されている場合)。
もしそうしてしまうリスクがあるなら、Appleのカレンダーアプリで両方のカレンダー、あるいはすべてのカレンダーを表示させるべきです。しかし、そうしてしまうと、複数のカレンダーを持つ意味が全くなくなってしまいます。
あるカレンダーから別のカレンダーにイベントを切り替えることができます
あなたにできること
サードパーティ製のカレンダーアプリには、このような重複やダブルブッキングを防ぐのに役立つ機能が搭載されている場合があります。例えば、Fantasticalには、クライアントとの会議に任意の時間を設定できる機能があります。
Fantastical ではこれを「Openings（開始）」と呼んでおり、まず自宅と職場のカレンダーの両方を選択する必要があります。そうすることで、それらのカレンダーと重なる会議はスケジュールされなくなります。
Outlook 365には、陶芸教室を「非公開」にするなど、多くのカレンダー機能があります。チームメンバーが確認すると、2時間はあなたの予定が不在として表示されます。Outlookの自動会議スケジュール機能により、この予定と重なることはありません。
しかし、ほとんどのMacユーザーにとって、複数のカレンダーを使っているときに二重予約を避ける方法は、ほとんどの場合、用心深くなることです。コンピューターを使う目的は、そうした面倒な作業から解放されることを考えると、これはかなり残念なことです。
しかし、カレンダー上で多くのことを同時にこなしていて、ストレスで全体像が見えない場合は、複数のカレンダーをオンまたはオフに切り替えることができると非常に役立ちます。
