AppleがPagesに差し込み印刷機能を再導入するのに8年もかかるべきではなかった。ついに復活したのだ。この新機能を最大限に活用する方法をご紹介します。
Pagesで差し込み印刷の使い方を知っていたとしても、アプリでそれができなくなってから10年近く経ちます。2013年のPages 5.0リリースでは、この非常に重要なワープロ機能が廃止されましたが、2022年のPages 12.1リリースで復活しました。
必須機能と必須機能には違いがあります。必要がなければ、差し込み印刷機能がないことに気づかないかもしれません。
しかし、もしそれが必要で、それによって仕事が楽になるのであれば、Apple が Pages から差し込み印刷を省略したことよりも悪いのは、以前はそれが問題なくできていたということだけです。
それでも、今や問題なく動作するようになりました。差し込み印刷を初めて使う方、長年使ってきたのでもう一度確認したい方、あるいは何がそんなに話題になっているのか知りたい方、ぜひこの記事でできることをお伝えします。
なお、これはMac、iPhone、iPadで動作します。Pages 12.1が必要です。Pages 12.1自体も、Macの場合はmacOS Big Sur以降、iPhoneまたはiPadの場合はiOS 14またはiPadOS 14以降が必要です。
最も早い開始方法は既存のテンプレートを使用することですが、どのような場合でも、Pagesは特定の権限を必要とします。
差し込み印刷とは
意味が分かれば、なんとなく説明がつく用語ですね。メールってありますよね。そして、それに何かを組み合わせる。
結合できるのは、名前、住所、その他の連絡先情報など、あらゆる情報です。手紙を1通書いたり、封筒を1通書いたりして、Pagesに名前のリストを使って印刷するように指示します。
リストに400人の名前が含まれている場合、Pagesは400通の手紙を印刷します。さらに便利なのは、各手紙に異なる連絡先名や住所などが記載されていることです。
したがって、差し込み印刷に必要なのは、何らかの形式での名前のリストと、それらの名前を挿入する手紙または封筒のテキストです。
名前と住所のリストを作成する
すでに設定されています。デフォルトでは、Pages は既存の連絡先データベースを差し込み印刷に使用します。
連絡先を差し込み印刷に使用する
連絡先とNumbersスプレッドシートのどちらかを選択する必要があります
こうなると、連絡先がいかに乱雑になっているかが分かります。長年にわたり、古い番号を削除せずに新しい携帯電話番号を追加したり、といったことが繰り返されてきました。
本当は連絡先データベース全体を確認して最新の状態にしておくべきですが、そうする人はまずいないでしょう。そこで、差し込み印刷したメールを送る相手をグループ分けして、新しいグループを作成しましょう。
連絡先アプリで、「ファイル」 → 「新しいグループ」を選択し、グループに名前を付けます。次に、グループに追加したい人を探し、その人の連絡先カードをグループ名までドラッグします。
残念ながら、ここではスマートグループは使用できません。通常のグループを使用する必要があります。つまり、例えばタグを追加または削除するだけで自動的に追加または削除できる差し込み印刷グループを作成することはできません。
少なくとも、作成するグループに含まれる名前の数は、データベース全体に含まれる名前の数よりも少なくなるはずです。そのため、チェックする数が少なくなります。
Numbers を使って差し込み印刷をする
あるいは、差し込み印刷で使用するNumbersスプレッドシートを作成することもできます。この方法の利点は、他の人のためにグループ差し込み印刷を実行できるため、自分の連絡先データベースに名前を入力する必要がないことです。
Excel や CSV ではなく、Numbers スプレッドシートである必要があります。
それ以外の場合、そのシートに何を記入するかは完全にあなた次第です。氏名、姓、勤務先住所など、何でも記入できます。
Pagesテンプレートを差し込み印刷に使用する
- MacでレターなどのPagesテンプレートを開きます
- ドキュメントアイコンをクリックします
- 一番下までスクロールして差し込み印刷を選択します
- 表示されるパネルの上部にある「結合...」をクリックします
- 連絡先またはスプレッドシートを選択
- 連絡先を選択した場合はグループを選択できます
- スプレッドシートを選択した場合は、そのファイルを見つける必要があります
- プレビューをクリックして何が起こるか確認しましょう
- プレビューに満足したら、「結合」をクリックします。
Apple Silicon Macでも、メールの差し込み印刷は遅いので注意してください。必要なすべての連絡先を差し込み印刷する間、進行状況のカウントは表示されますが、すべての連絡先を差し込み終えると、通常は処理が停止したように見えます。
これは正常な動作です。数秒後には、Pages で 1 ページの手紙が数百ページにまで膨れ上がる可能性があります。各ページには同じ手紙が書かれていますが、内容は異なります。
テンプレートに頼らずに差し込みフィールドを追加・編集できます
差し込み印刷フィールドを追加する方法
AppleのPagesテンプレートはとても便利ですが、お好みのテンプレートをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。その場合は、例えば手紙のどの部分に受取人の名前を入れるかをPagesに指定する必要があります。
完全に空白の新しいドキュメントでこれを行う場合でも、テンプレート内の既存のドキュメントにそのようなフィールドを追加する場合でも、プロセスは同じです。
- フィールドを配置したい場所にカーソルを置きます
- ドキュメントウィンドウを再度開きます
- 下にスクロールして「差し込み印刷」をクリックします
- 今回は、パネルの下部にある「差し込みフィールドの追加」をクリックします。
- フィールドの種類（名前、メール（自宅）など）を選択します。
これで完了です。この新しいフィールドはPagesドキュメント内で自動的にハイライト表示されるので、配置した場所を確認できます。
このフィールドや他の差し込みフィールドは、選択することで編集できます。編集方法は2通りあります。つまり、ドキュメントウィンドウが開いていて、「差し込み印刷」セクションをクリックしている限り、2通りの編集が可能です。
その場合は、差し込み印刷用のフィールドがあると思われる手紙の任意の部分をクリックするだけで済みます。例えば、住所がある部分や、「Dear…」という単語の直後などをクリックできます。
しかし、もっと運任せな方法もあります。ドキュメントウィンドウを開くと、「差し込み印刷」セクションに「電話番号」「勤務先住所」といったフィールドが縦に並んだリストが表示されます。
そのリスト内のエントリをクリックして選択しますが、手紙内の対応する領域も強調表示します。
Appleはそれを簡単にするのではなく、より簡単にするだけです
AppleのPages内蔵の差し込み印刷機能は、以前よりも明らかに使いやすくなりました。以前はAppleScriptの回避策を組み合わせ、期待に頼るしかありませんでした。
しかし、差し込み印刷機能は、便利な機能であると同時に、従来、ワードプロセッサの混乱を招く機能でもありました。外部データベースソースから文書を作成する場合、日付を間違えてしまうことはよくあります。
しかし、注意して、おそらくはある程度練習すれば、新しい Pages の差し込み印刷機能は、可能な限り合理化されます。
