毎日使っているかもしれませんが、誰もが当たり前のように使っているメールアプリには、実は秘められた奥深さが隠されています。AppleInsiderが、Macのメールをより効果的に活用するための、とっておきの5つのテクニックをご紹介します。
メールに時間をかけるのは避けたいものです。でも、今Apple Mailで少し時間を使うだけで、後々ずっと時間を節約できます。メッセージをより早く見つける方法と、不要なメールに邪魔されないようにするための5つのヒントをご紹介します。
さらに、誰かに何百回もメールを送信したのに、その人が連絡先リストに表示されないという、非常にまれですが非常に困惑する瞬間に対処する方法もわかります。
これらの5つのヒントはすべてMac版Apple Mail向けです。iOS版のMailも優れていますが、macOS版の方が圧倒的に優れています。
1. 邪魔されないようにする
メールは素晴らしい、素晴らしい。でも、メールは集中力を削ぐものでもある。Macが毎分1回、新着メールが届くたびにビープ音を鳴らしていたら、集中できない。そのビープ音に注意を払わなければならない。Macはまさにそのために設計されている。
ただし、ここではあなたが責任者なので、中断される回数を減らすことができます。
「メール」に移動し、「環境設定」をクリックすると、「一般」タブが表示されます。
左側はメールの設定です。15分ごとにチェックするように設定されています。右側には、「自動」から「1時間ごと」までのオプションがあります。「手動」オプションもあります。これは、ユーザーが指示するまでメールが新着メッセージを確認しないことを意味します。
実際には、メールを開いて新しいメッセージを送信すると、Apple もその機会を利用して新しいメールを確認します。
手動はお勧めしません。重要なメッセージを見逃す可能性があり、1 つのメッセージを送信しようとしたときに、他のメッセージが待機していることに突然気付くことがほぼ確実だからです。
同様に、「自動」もお勧めしません。自動設定とは、誰かがメールを送信すると、メールがそれを検知して通知する設定です。他の設定では、メールは一定間隔でしか確認しません。
私たちが好む間隔はご存知でしょう。15分間隔がちょうど良いようです。メールの間隔がもっと長ければ良いのですが、集中力を保ちながら重要な情報を見逃さないようバランスを取る必要があります。
とはいえ、メールを送ってくる人の中には、他の人よりも重要な人もいます。これらの人に対して異なる間隔を設定することはできませんが、重要な人からの通知以外はビープ音を鳴らさないように設定することはできます。
遠い親戚からメールを送ってから1時間も連絡が来なければ、二人とも気づかないでしょう。上司にすぐに返信しないと、すぐに気づいてしまうでしょう。
そこでまず、メールが新着メッセージを確認する間隔をどれくらいにするか実験しました。次に、重要だと判断した人からのメールを除き、新着メールのビープ音と通知をオフにしました。
左側は設定で、重要なメール（VIP）が届いた場合にのみ通知を受け取るように設定しています。右側は、誰かをVIPにする方法です。メッセージ内で相手の名前をクリックし、メニューから選択します。
VIPを追加しすぎないでください。家族や現在一緒に仕事をしている人たちもいます。プロジェクトが終わったらしばらく待つかもしれませんが、いずれVIPを削除するつもりです。連絡先から削除するのではなく、VIPではなくなったと伝えるだけです。
2. 何でも、誰でも見つける
Apple Mailの右上にある検索フィールドをクリックできることは既にご存知でしょう。しかし、クリックする代わりに、Command + Option + Fキーを押しましょう。
何かを探したい時は、指が自動的にCommand+Fを押してしまうので、このキーは見落としがちです。この場合、確かに検索機能は呼び出されますが、現在選択されているメッセージ内に限られます。
古いメールやメールボックス全体のどこかにある可能性のあるものを検索するには、Command + Option + Fキーを押してからコマンドを入力します。
通常、メールは入力した内容を検索しますが、特定のフレーズを認識すると、そのフレーズを指示として認識して検索します。つまり、「12月」と入力すると、メールはおそらくその月のメッセージを探していると判断します。もしそうであれば、ドロップダウンから「2017年12月」を選択してください。
そうでない場合、つまり、誰かが「A Long December」という曲を勧めてきたが、それがカウンティング・クロウズかジャスティン・ビーバーの曲か思い出せないときを本当に探しているのであれば、入力し続けてください。
1か月だけでなく、もっと具体的な検索も可能です。この検索バーに「9/1/17-10/3/17」と入力すると、その2つの日付の間にあるすべてのメッセージが見つかります。
同様に、「添付ファイル」という単語を入力し始めると、Mail はすぐに添付ファイル付きのメールを検索するように提案します。
連絡先も検索できるので、昨年12月に送信されたサンタさんからの添付ファイル付きメッセージをすべて検索できます。この方法でも問題なく検索できますが、検索は名前、添付ファイル、日付の順で行ってください。そうしないと、メールが混乱してしまうことが分かっています。
3. 過去の受賞者
親友だと言い続けていたため、友人がトム・クルーズのメールアドレスを尋ねてきました。ところが、連絡先アプリを開いてコピーしてみると、彼の名前はどこにも見当たりません。
あなたが嘘をついていて、相手のことを本当に知らないのでない限り、何が起こっているかというと、無意識のうちに「過去の受信者リスト」に頼っていたということです。誰かがあなたにメールを送ってきたり、あなたが初めてその人にメールを送ったりすると、その人のアドレスがこのリストに追加されます。それ以降、その人の名前を入力し始めると、メールはこのリストに基づいて自動補完し、その人が連絡先に登録されていると思い込んでしまうのです。
良い点は、メールを開いてウィンドウメニューをクリックすると、以前の受信者リストを表示するオプションが表示されることです。
Appleはここで与え、Appleは奪います。リストが見れるのは良いのですが、リストが非常に長くなりがちなのが残念です。1つまたは複数のエントリを選択して「連絡先に追加」をクリックするだけで済むのは素晴らしいことです。
ただし、このリストは長くなります。連絡先に登録されているかどうかに関係なく、メールを送信したすべての人が含まれているからです。連絡先に登録されている人は、名前の横に封筒のアイコンが表示されるのでわかります。また、1つのエントリを選択して、それが連絡先に登録されている人だった場合、「連絡先に追加」ボタンはグレー表示になります。
しかし、リストを並べ替えて連絡先を含むすべてのものを一番下または一番上に移動することはできません。また、リスト全体をエクスポートしてNumbersで確認することもできません。少なくとも、SQLデータベース検索を操作して、メールアプリがこのリストをどこに保存しているかを知らなければ、それは不可能です。
ただし、「すべて選択」して「連絡先に追加」ボタンをクリックすれば完了です。ただし、連絡先リストには、詳細を保存することにこだわるかどうかに関わらず、全員の情報が含まれています。
4. 転送ではなくリダイレクト
誰かがメールを送ってきたら、それを他の人に転送して対応してもらうこともできます。しかし、元のメッセージをその人に転送することで、会話から完全に離脱することもできます。
新しい受信者にとっては、メールは直接届いたことになります。その後、「返信」をクリックすると、その返信は元の送信者に送信されます。「全員に返信」をクリックしても、返信は元の送信者のみに届き、あなたには届きません。
メールアプリでメッセージを選択し、「メッセージ」メニューから「リダイレクト」を選択します。その後、このメッセージを送信したい相手のアドレスを入力して「送信」をクリックします。
頻繁にこの操作を行う場合は、Shift+Command+Eキーを代わりに使用してください。または、通常の返信、全員に返信、転送などの機能と一緒にメールのツールボックスに追加することもできます。追加するには、メールのトップバーを右クリックし、「ツールバーをカスタマイズ」を選択します。
5. 受信者が画像添付ファイルを見ることができない
AppleInsiderの読者なら、この問題を経験したことがないかもしれませんし、たとえ経験したとしても解決策を見つけているかもしれません。しかし、実際には添付ファイルを送信しているにもかかわらず、受信者が送信していないと勘違いしてしまうという問題に、私たちは何度も遭遇しています。
まあ、何かを添付するのを忘れることはよくあるのですが、それは指のトラブルです。今回は違います。画像を添付しても、相手は切り離せる画像が表示されないのです。
問題は、Windows PC 上でメールが送信されていることです。送信側の Mac と受信側の Windows の両方が画像の存在を認識し、表示しています。どちらも画像を見たいと考えているので、受信者が画像を削除せずに済むように配慮しているのです。しかし、それだけで添付ファイルを削除してしまうこともあります。どういうわけか、画像は背景の壁紙のように機能し、表示はできるものの、操作ができないのです。
こうした素晴らしい人たちも、そういうことが起こるとあなたに対して冷淡になる傾向があり、AppleInsiderをもっと読んでくださいと言っても状況は改善しません。彼らから見れば、彼らは公開すべき画像を待っているだけで、あなたがわざと間違ったことをしているように見えるのです。
「いえいえ、添付ファイルとして必要です」というのが、私たちがよく受ける、控えめな返答です。
もし毎回このようなことが起こるなら、MicrosoftとAppleが対処してくれるかもしれません。しかし、このようなことは頻繁に起こるので、私たちは対処してきました。
秘訣は、MacとWindowsが勝手に画像を送信しようとするのを阻止することです。そのためには、画像を送信していること自体をMacとWindowsに認識させないようにする必要があります。Finderで画像を選択し、歯車アイコンをクリックするか、マウスまたはトラックパッドを右クリックします。表示されるメニューから、「圧縮」で始まる項目を選択します。
あまり分かりやすい解決策ではありません。おそらく画像はJPEG形式で、既に圧縮されているでしょう。これ以上圧縮するつもりはありませんが、それは本題ではありません。アーカイブやZIPファイルは確かにアイテムを圧縮しますが、複数のファイルを1つにまとめることも可能で、ここではまさにそれを行います。
1 つの JPEG 画像のみを送信する場合でも、それを圧縮してから結果のアーカイブを送信します。
Mac も Windows もこれが画像であるとは認識しないため、受信者が必要に応じて切り離せる添付ファイルとして表示されます。
時間と労力を節約
この最後のヒントは、実行に時間がかからず、頻繁に発生するものではありません。しかし、実際に発生すると、相手を本当に悩ませている問題を素早く解決できます。
しかし、残りの4つは、隠れているわけではないものの、あまり宣伝されていません。そして、どれも分単位で時間を節約してくれます。
AppleInsiderの読者なら、おそらくこれらのうちいくつかは既にご存知でしょう。しかし、あなたがメールを送った人、あるいはあなたにメールを送ってきた人のうち、少なくとも一人は、特に最後の点については、全く知らないはずです。
