標準のメールアプリの枠を超え、メッセージをToDoタスクやカレンダーの予定に変換するなど、より便利な機能を手に入れましょう。AppleInsiderが、Apple Mailを離れるべき理由と、使い続けるべき理由を検証します。
Apple Mailを批判するつもりはありませんが、その代替となるアプリを称賛したいと思います。すべてのMacに付属する無料のメールアプリは、過小評価されているだけでなく、欠けている機能もあります。また、Apple Mailに合わない人もいるでしょう。それは、見た目と動作の両方に起因している可能性があります。
しかし、代替手段は存在し、それは素晴らしいことです。しかし、これらの競合製品の開発者に話を聞いてみれば、皆同じことを言うでしょう。Apple Mailとの違いや改善点を大々的に宣伝するのは当然のことですし、macOSの定番アプリであるApple Mailを、少なくとも軽く貶めるのは明らかです。
これら両方を行わなければ、彼らのアプリをユーザーに見てもらえることは決してないでしょう。
しかし、彼らがよくやろうとするのは、完全に乗り換えるべきだと思わせることです。どのサービスもApple Mailの完全な代替品だと謳っており、確かにそうなる可能性はあります。ただ、そうする必要がないだけなのです。
可能です。最終的には、2つのメールアプリを使うことをお勧めします。その1つがApple Mailです。
もう一つは、電子メールをどのように使用するか、電子メールをどれだけ受け取るか、そして少しだけあなたの脳がどのように働くかによって決まります。
あなたの頭の中を分析するつもりがないのと同じように、あらゆるメールアプリを網羅するつもりもありません。ただ、人それぞれに合ったメールアプリを選ぶことはできます。
ただ一つ
ここではAppleのメールアプリ、いわゆるメールクライアントについて具体的に説明します。iOSは全く異なるテーマなので、Mac版についても具体的に説明します。
ここで話題にしているのは、皆さんが使っているメールサービスではありません。Apple Mailもサービスの一つで、@icloud.comのアドレスを取得し、メールを送受信するためのシステムです。
メールサービスは数多くありますが、主なものとしてはAppleのiCloud、Microsoft Exchange、Googleメールなどが挙げられます。Appleのメールアプリは、ほぼすべてのメールサービスプロバイダーで利用できます。
ここでは、そのアプリが何ができて何ができないか、あるいは代替アプリの方が優れている点に焦点を当てます。つまり、これらの競合アプリが誰にとって最適なのかに焦点を当てるのです。
ミニマリストのメール送信者
もしあなたが1日に数通のメールしか受け取らないのであれば、羨ましいというだけでなく、Apple Mailを使い続けることをお勧めします。特に、それらのメールをあまり利用しない、つまり読むだけで特に対応しないのであればなおさらです。
ご紹介したメールアプリやその他多くのアプリを使っても同じことができますが、メリットは感じられないでしょう。また、高機能なアプリの中には、基本的な用途には不必要に複雑なものもあるため、デメリットを感じることもあるかもしれません。
メール攻撃
1時間に30通ものメールが届いたら、対応しきれないでしょう。たとえフルタイムの仕事がメールサポートサービスだったとしても、対応に苦労するでしょう。そのため、メールのトリアージを検討する必要があります。
Apple Mailのデフォルトでは、送信者の名前、件名、そして理論上はメッセージの最初の数語が表示されます。実際には、送信者はプレビューを変更して、任意のテキストを表示することができます。そのため、イベントのプロモーションメールニュースレターでは、イベントの開催場所と日付をプレビューに含めることが考えられます。
ありがたいですね。メッセージを一度見て、すぐに何か対処する必要があるかどうかがわかるのは、本当に素晴らしいことです。
Apple Mailでは、特定の相手からのメールのみを受信拒否するように設定することもできます。例えば、上司や顧客からのメールが届いた時にビープ音を鳴らし、それ以外の場合は受信トレイを確認する準備ができるまで何もしない、といった設定が可能です。そのためには、特定の相手をVIPとしてマークします。
これは非常に迅速に実行できる優れたシステムです。受信したメールの送信者名はドロップダウンメニューになっており、そこに「VIPに追加」オプションがあります。
しかし、最重要人物のメールアドレスをきちんと把握していない限り、全く役に立ちません。もしかしたら、複数のメールアドレスを使っているかもしれませんし、それぞれを個別にVIPとしてマークする必要があるかもしれません。あるいは、そのクライアントで働く人からのメールに迅速に対応する必要があるかもしれません。
Apple MailのVIPシステムはここでは役に立ちません。メールのルールを確認する必要があります。Mac版のApple Mailには、様々なメッセージの処理方法に関する強力なルールや指示が用意されていますが、問題があります。
Apple Mail を常に実行し、Mac を常にオンにしておく必要があります。
一方、GoogleのGmailには、強力なルール（いわゆるフィルター）オプションが豊富に用意されており、メールがMacに届く前に実行されます。これは理想的で、Appleのメールアプリにも追加してほしい機能ですが、これにも問題があります。
この種の機能を利用するには、電子メール サービスを切り替える必要があります。Apple の iCloud メールを使用する代わりに、Google Gmail アカウントを取得する必要があります。
できるだけ複雑にするために、Appleのメールアプリを使ってGmailアカウントでメールの読み書きをすることもできます。ただし、AppleのメールアプリはGmailにはあまり適しておらず、Mac用の公式Gmailアプリはありません。
ただし、ブラウザでオンラインの Gmail を使用するだけで満足であれば、フィルターやルールは魅力的です。
Microsoft OutlookにはMacデスクトップアプリがありますが、こちらも別のメールサービスに切り替える必要があります。今回はMicrosoft Exchangeで、メールを受信する前に振り分けてくれます。重要なメールとそうでないメールを推測し、重要なメールをOutlook内の優先受信トレイに自動的に振り分けてくれます。
受信トレイの管理を放棄して、読みたいものをアプリに決定させるのは難しいですが、Outlook は優れており、使えば使うほど良くなります。
Gmail は無料で使用でき、Outlook は Microsoft Office 365 の一部として年間 99.99 ドルで提供されます。
物事を成し遂げる
忙しくなればなるほど、受け取ったメールに基づいて実際に行動を起こす必要性が高まります。ただ返信するだけでなく、もう少し踏み込んだ行動を取らなければなりません。
Apple Mailが最も困るのはここです。Macは一日中稼働しているので、ルールを設定して対処することはできますが、メッセージに反応して行動するのはなかなか難しいのです。
例えば、メッセージを受け取ったらクリックやスワイプするだけでTo Doリストにすぐに移動できるとしたら素晴らしいでしょう。Apple Mailではそれができませんが、Uniboxは、ユーザーがまずメールの内容よりも誰が送ってきたかに関心があると想定することで、処理速度を重視しています。パートナーからメールが届き、1年前に利用していたサプライヤーからもメールが届いた場合、どちらか一方は緊急で、もう一方はあまり緊急ではないことは間違いありません。
Unibox は送信者のリストを表示します。件名を確認するには、送信者をクリックする必要があります。
その結果、このアプリはApple Mailよりもややミニマルなデザインとなり、私たちの関心事に合致しているように見えます。少なくとも、私たちが受け取るメールの多くは、送信元がニュースレターの購読リストから一度も外れたことがないため、無視できると分かっているのです。
Uniboxには、相手に素早くメールを送信できるボタンもあります。ただし、相手からメールが届いた時のみ表示されます。「返信」をクリックする代わりに、新しいメールを書くという選択をするには、かなり計画的な人ではないと難しいでしょうが、もしかしたらあなたはそうかもしれません。
Unibox は Mac App Store で 13.99 ドルで販売されており、Setapp の一部としても入手可能です。
あなたの考え方
ほとんどのメールアプリは特定のタイプのユーザーを対象としています。例えば、Airmail 3は、仕事でメールを積極的に活用する必要がある人向けです。
しかし、Thunderbirdはそれ以上の何かを感じます。明らかに技術者向けのアプリです。機能やボタンがぎっしり詰まっているにもかかわらず、無駄を削ぎ落としたシンプルなデザインで、ほぼすべての機能が表現されています。
メールの裏側にあるソースコードを見たいなら、このメールアプリが最適です。一度にできるだけ多くのメールを見ることができます。
他のアプリほどユーザーフレンドリーではありません。考え抜かれていないのです。例えば、誰かにメッセージを転送しようとして気が変わった場合、「キャンセル」ボタンがありません。あるのは「削除」ボタンだけですが、これは元のメールではなく、未送信のメールを削除するものであることを理解する必要があります。
あるいは、より技術的な知識を持つユーザー向けに作られているため、ダイアログボックスを見て「え、それで？」と疑問に思う瞬間が時々あります。例えば、スペルチェックのダイアログボックスは「送信」ボタンを押すとポップアップするように設定できますが、辞書をインストールしていない限り、ただそこに留まり、どうやって閉じるかをユーザーが考えるのを待っています。
辞書がインストールされていればそれほど問題はありませんが、まず辞書が必要だと認識してからインストールする必要があります。辞書をインストールしようとすると、エラーが発生することがありました。
Thunderbirdは無料でご利用いただけます。
エラーについて言えば
Apple Mailを辞めるもう一つの理由は、メールがうまく動作しないからです。アーカイブしたはずのメールが受信トレイに戻ってくることがあります。時には、意味不明なエラーメッセージが表示されることもあり、そのまま「OK」をクリックしてそのまま使い続けるしかありません。特に、メッセージは届いているのにApple Mailが期待通りに動作しているように見える時は、なおさらです。
これはイライラさせられるし、気が散りますが、残念ながら、すべてのメール アプリに共通する特徴でもあります。
私たちが知る限り、常に確実に信頼できるメールアプリは存在しません。誰もが使えるほど強力なメールアプリも存在しません。
ただし、そのようなアプリが 1 つあるとすれば、それは Apple Mail でしょう。
Apple Mailのアドオン
Apple Mail の代替品を作っているのではなく、Apple Mail で使用できるアドオンやプラグインを作っている企業もあります。
例えばSaneboxは、Apple Mailにメッセージをスヌーズする機能を追加するサービスです。また、1ヶ月間返信がない場合に自動的にリマインダーを送信し、確認を促すこともできます。これはすべてのメールアプリとメールサービスで動作すると謳うサブスクリプションサービスです。月額7ドルから利用可能で、14日間の無料トライアルがあります。
Mail Act-Onは、キーボードショートカットを追加してメール処理を高速化します。メールの送信ルールも設定でき、配信の遅延やCC受信者の自動追加などが可能です。価格は30ドルからで、30日間の試用期間があります。
これらは両方とも、Apple Mail 自体をさらに改善できる追加機能です。
