プロジェクト管理アプリが必要な時って、たいていはすぐに分かりますよね。少人数の親密なディナーパーティーをプロジェクト管理アプリを使って企画するのはちょっと無謀かもしれませんが、OmniPlanのようなアプリなしでオフィスビルを建てるのは狂気の沙汰です。
最高のToDoアプリでも、どうしても物足りない時が来ます。やらなければならないことが山ほどあるのかもしれません。あるいは、多くのことを他の人に頼まなければならない、あるいは複雑で変化の激しい仕事に携わっているのかもしれません。そんな時はプロジェクト管理ソフトウェアが必要で、最近アップデートされたOmniPlan 3.9は、現時点でMacに最適なソフトウェアです。
どのような用途で使うにせよ、今回のアップデートで改善が期待されるのは、仕事における2つの重要な要素です。1つは、細かい作業が多すぎて全体像を把握するのが難しいことです。もう1つは、仕事がこれほど大規模で複雑な場合、費用も高額になり、クライアントから進捗状況を聞かれる可能性も高くなることです。
OmniPlan 3.9 では、プロジェクト インスペクタとダッシュボードという 2 つの既存の機能が採用され、これら 2 つの要素を支援する機能が追加されています。
プロジェクトインスペクターは、これまでも開始日などの基本的なプロジェクト詳細を表示するパネルでした。しかし、今回、クライアントからの電話の際に簡潔に説明できる、いわば核心的な概要を示す「概要」セクションが追加されました。
プロジェクトの現在の所要期間と、当初の計画からの変動額を、あなたとクライアントに伝えます。また、作業の完了率から、完了にどれだけ近づいているかを示します。
このプロジェクト インスペクターの追加機能では、作業に費やされた労力の尺度も表示されます。これは、多くの人を管理する場合のスタッフの時間などのリソースの記録です。
OmniPlan の設定方法や、可能な限り詳細な情報を詰め込んだかどうかに応じて、このプロジェクトインスペクタにはプロジェクトのコストも表示されます。これはドルとセントで表された実際のコストです。
OmniPlan で作業するユーザーは、いつでもプロジェクト インスペクタを見ることができますが、ダッシュボードを使用してさらに全体像を確認することもできます。
これはOmniPlanの機能で、クライアントに何を説明しても、実際には複数のプロジェクトを同時に進めている可能性が高いことを認識しています。プロジェクトインスペクタではクライアントの特定のプロジェクトで何が起こっているかが表示されますが、ダッシュボードではすべてが分かります。
フリーランスのプロジェクトマネージャーとして、3人のクライアントと全く異なるプロジェクトに取り組んでいるとします。OmniPlan の各プロジェクトは Mac 上の書類として扱われ、アプリ内で新しいダッシュボードウィンドウを作成すると、すべての書類をそこにドラッグできます。
これで、各クライアントのプロジェクトの概要が表示され、次にどこに力を入れる必要があるかがわかるようになりました。
プロジェクトインスペクターのテキストによる概要とは異なり、ダッシュボードは視覚的なツールです。新機能として、これまでよりもさらに深く掘り下げて表示できるようになりました。各プロジェクト全体を表示するのではなく、今月または特定の週の範囲の詳細を表示するようにダッシュボードに指示できるようになりました。
これらすべては、プロジェクトに深く取り組んでいるとき、そして特に、避けられない事態が起こったときに役立ちます。
実際に企業に勤めていて、多くのプロジェクトがすべてその企業と関係している場合は、これらのツールを使ってリソースを効率よく管理できます。OmniPlanは、建設に使用される原材料やオフィスのコピー機などの設備といった物理的なものを追跡します。さらに便利で、実際より印象的なのは、利用可能な人材も追跡できることです。
OmniPlanでプロジェクトを初めて設定するときに、エンジニアが5人、会計士が2人、そして秘書が1人いると設定できます。ただし、エンジニアのうち2人は木曜日と金曜日のみ対応可能と設定することもできます。秘書は午後3時に学校に送り迎えに行くため、午前7時に出勤します。あるいは、会計士2人がジョブシェアリングをしているため、実際には1人分しか対応していないという場合もあります。
視点によっては、現実的にも冷酷にもなり得ます。例えば、OmniPlan に「このエンジニアはあのエンジニアの半分しか優秀ではない」と伝えることもできます。例えば、後者のエンジニアは経験が浅く、後者は同じプロジェクトを100回も経験しているとしましょう。理由が何であれ、ある人物に努力や効果の尺度を割り当てることができ、OmniPlan はそのすべてを記憶します。
プロジェクト開始から15週間が経ちましたが、状況は芳しくありません。スケジュールは3週間ほど遅れているかもしれません。例えば、エンジニアリングスタッフの半数が別のプロジェクトに異動するなど、様々な問題が山積しています。
新しいダッシュボードから始めてドリルダウンすると、作業が行われている場所や、スタッフや機器などのリソースが十分に活用されていない場所を示す概要を取得できます。
あらゆるプロジェクトの中心には一連のタスクがあり、その中からいくつかを忙しくないエンジニアに、いくつかを忙しくないエンジニアから引き離すことができます。来週にはコピー機がなくなることが分かっているので、木を伐採する必要があるタスクはすべて前倒しで引き継ぎます。
ダッシュボードにはすべてのプロジェクトが同時に表示されるため、プロジェクト間でのリソースの移動も開始できます。
OmniPlanのPro版をお持ちなら、プロジェクトの進行状況を予測することもできます。タスクを変更したり、リソースをドラッグしたり、プロジェクト間で人員を共有したりして、クリックするだけでモンテカルロシミュレーションを実行できます。
これはあくまで予測ですが、計画に含まれる要素に基づいており、プロジェクトを期限内に完了できるかどうかについて、ある程度の見通しがつきます。もし期限内に完了できるなら、少し安心してください。もし期限内に完了できない場合は、完了するまでリソースを調整してみてください。
これらはすべて、OmniPlan に以前から存在していた機能ですが、このリリースではダッシュボードとプロジェクトインスペクタの改良によってさらに強化されています。
弱点は、プロジェクトで実行しなければならない何千ものタスクを、そもそもどのように入力するかにあります。一つ入力してReturnキーを押し、次のタスクを入力することはできます。しかし、それらを整理し、グループ化し、次のタスクを考える前に一連のタスクを完了する必要があることを確認するのは、OmniPlanでは非常に困難です。しかし、OmniOutlinerでは簡単です。
OmniOutlinerを開いて、プロジェクトについて思いついたことを一つ一つ書き出し、時間をかけて全体をまとめ、まとまりのある形に整えましょう。その後、OmniOutlinerですべてのタスクを選択し、OmniPlanにドラッグします。
今月のOmniOutlinerアップデートでiOS 11のドラッグ＆ドロップ機能が追加されたため、iPadでもこの機能が使えるようになりました。OmniOutlinerとOmniPlan 3.8.2 for iOSの間でドラッグ＆ドロップが可能です。
OmniPlan 自体で実行できることを実行するために別のアプリが必要になるべきではありませんし、実際に必要ありませんが、2 つの機能の組み合わせは非常に強力なので必要になります。
タスクの入力と整理がOmniPlanの弱点の一つだとすれば、他にも弱点はたくさんあります。最大の弱点は、そして今後も改善されることはないであろう弱点は、OmniPlanがMicrosoft Projectではないことです。Microsoft Projectは世界中のプロのプロジェクトマネージャーにとって標準アプリであり、非常に高機能です。しかし、OmniPlanは非常に扱いにくく、Microsoftは価格を明示していないため、非常に高価であることが分かります。
さらに、Mac と iPad にはまったく存在しません。
Apple製品を使いたい場合、あるいは一つのツールを使うためだけにWindowsに切り替えるのを避けたい場合は、OmniPlanが最適です。Microsoft Projectのドキュメントを開き、その形式で保存できます。
しかし、このような変換は決して理想的ではなく、必ず問題が発生します。新しいOmniPlan 3.9 for Macアップデートには、Microsoft Projectのインポートとエクスポートに関するバグ修正が含まれていますが、結局のところ、1つのアプリで同じフォーマットを使用する方が賢明です。
使用すべきは OmniPlan だとだけ言っておきます。
OmniPlan 3.9 for Mac は macOS 10.12 が必要です。Mac App Store またはメーカーから直接 2 週間の無料トライアルをご利用いただけます。トライアル終了後は、OmniPlan を 149.99 ドルのスタンダード版、またはモンテカルロシミュレーションなどの機能が含まれる 299.99 ドルのプロ版からお選びいただけます。
OmniPlan が使用される業務と、プロジェクト管理が必要な場合の職務の種類を考慮すると、試用版から直接 Pro バージョンに移行することをお勧めします。
現場やクライアントのオフィスにいるときは、iPad版も必要になるでしょう。どのエンジニアが役に立たないのかという詳細は伏せておきましょう。そうでなければ、App Storeで2週間の無料トライアルを申し込んで、その後Standard版を74.99ドル、Pro版を149.99ドルで購入するのと同じことになります。
