まだすべての人に適しているわけではありませんが、iCloud フォルダ共有は改善されており、適切な状況であれば Dropbox の強力な代替品となり得ます。
Dropboxを使うことに何か問題があるわけではありません。しかし、どんなシステムでも、特に他の人と仕事を共有する必要がある場合は、全員が同じサービスを使う方がシンプルで安全、そして単純にコストも抑えられます。
そのサービスはDropboxで十分でしょう。ただし、Mac、iPhone、iPadを使っているならiCloudが使えます。デバイスで本格的な作業、それも誰かと共同作業しなければならないほど本格的な作業なら、Appleが無料で提供しているわずか5GBのiCloudの容量で作業することはないはずです。
すでにiCloudに料金を払っているなら、Dropboxの料金をなくして、すべてをAppleのシステムに移行できないか検討してみてください。Appleのシステムなら、Dropboxよりもシンプルになるはずです。
DropboxからiCloudに移行すべきではない場合
一緒に仕事をする人が全員Appleデバイスを使っていないなら、今すぐやめてください。確かにiCloudはどんなデバイスでも使えるし、PCユーザーもiCloud.com経由で共有フォルダを見ることができますが、あなたは絶対にそうしないでしょう。
彼らは決してそんなことはしません。シームレスなコラボレーションには、誰もがファイルを開き、変更を加え、そしてほとんど考えずに保存できることが不可欠です。
PC ユーザーに、何かを開くたびに icloud.com にアクセスして必要なファイルを探すように指示しても、うまくいきません。
iCloudとDropboxの料金を比較する問題もあります。そしてこれに関連して、必要な容量も問題になります。
これはご自身で判断していただく必要がありますが、例えばDropboxの5TB以上のプランをご利用の場合、iCloudでは対応しきれません。現在のiCloudの上限は2TBですから。
現在共有しているファイルがAppleの2TBの上限に収まっているとしても、すべてを一晩で移行するのは避けるべきです。iCloudフォルダ共有とDropboxを併用してみて、どちらが自分に適しているかを確認してみてください。
まず、iCloud共有フォルダを設定してください。iPadやiPhoneとMacでは設定方法が若干異なりますが、基本的な手順は同じです。
iPadのiCloudでDropbox風の共有フォルダを設定する方法
- iPadまたはiPhoneでファイルアプリを開きます
- 「場所」でiCloud Driveを選択
- 共有したいフォルダを探すか、新しいフォルダを作成します
- 右上隅の選択をタップします
- フォルダをタップ
- 次に、左下の「共有」をタップします
- ポップアップ共有拡張機能が表示されます。下にスクロールしてiCloudの共有フォルダまで移動します。
iPadでフォルダを共有する
MacのiCloudでDropbox風の共有フォルダを設定する方法
- Finderウィンドウを開き、ナビゲーションバーのiCloud Driveをクリックします。
- 必要なフォルダを見つけるか、新しいフォルダを作成してください
- フォルダを右クリックし、「共有」を選択し、「フォルダの共有」を選択します。
iCloudで「フォルダを共有」を選択したら、iPadでもMacでも、大きく分けて3つの手順があります。共有相手、共有方法、そして共有相手がフォルダでできることを選択する必要があります。
最後に、フォルダへのファイルの追加や削除を許可するかどうかです。誰かに仕事を渡すために使うのであれば、フォルダの閲覧とファイルのコピーのみを許可しましょう。
代わりに、チームがここで作業を行う場合は、読み取り/書き込みアクセス権を付与します。
その後、共有フォルダーへのリンクを電子メールで送信したり、メッセージを送信したりすることができます。
このリンクを取得してクリックすると、Dropbox ユーザーと同じように、この共有フォルダを自分の iCloud Drive に表示できるようになります。
1つのファイルを共有する
iCloud フォルダ共有に対する批判の一つは、フォルダ共有に特化しているという点です。理論上は、Dropbox ではフォルダ共有と同じくらい簡単にファイルを共有できます。
実際には、Dropbox はフォルダーであり、Dropbox フォルダー全体をすべてのデバイスと共有し、オプションでその一部を他のユーザーと共有します。
AppleがDropboxのようなiCloud共有フォルダを作るのに長い時間がかかりましたが、単一のファイルを共有するという点ではiCloudでも同じことができます。ただし、デバイスによって若干異なります。
- ファイルアプリで、共有したい文書またはファイルを見つけます
- タップして開きます
- 開いたら、左下の共有アイコンをタップします
- 表示される共有拡張機能パネルから、「iCloudでファイルを共有」までスクロールします。
Macで1つのファイルを共有する
- Finderで共有したい書類またはファイルを見つけます
- 開いていないドキュメントを右クリックし、「共有」を選択します。
- ファイルを共有を選択
Appleは、ファイルやフォルダを共有する際、常に特定の人、あるいは複数の人を念頭に置いているものと想定しています。そのため、デフォルトでは、その人にメールまたはメッセージを送信するように求められます。
多くの場合、全員のことを知っているわけではありません。例えば、新しい臨時社員がオフィスに入社するたびに、このようなやり取りをするのは避けたいものです。
そのため、誰かにメールを送信するのではなく、 「リンクをコピー」オプションを選択してください。そして、そのリンクを便利な場所に保存しておけば、必要なチームメンバー全員に、必要な時にすぐに共有できます。
スピードと利便性は、Dropbox がこれほど成功した理由の一つです。しかし今、Apple の iCloud 共有は、これまで以上に便利で使いやすくなったと言っても過言ではありません。
