Appleが修正を怠り続けているある欠陥を除けば、Macの標準メールアプリには、メッセージ管理に役立つ優れた機能が備わっています。AppleInsiderは、この欠陥を回避し、受信トレイを自動化するメリットを検証します。
疑問に思われているのはこの欠陥です。Apple MailにはMac用のメール自動処理ツールが本当に充実しているのですが、それはMac版だけで、iOS版にはないのです。Apple Mailはすべてのデバイスに同時にメールをプッシュしようとするため、Macでルールを設定して一部のメールを削除したり転送したりすることは可能です。しかし、iPhoneではMailが何らかの処理を実行する前に、それらのメールがすべて表示されます。
でも、それだけではありません。Appleのメールアカウントをお使いの場合は、すべてのメールがデバイスに届く前にiCloudを経由するので、iCloudでルールを設定できるかもしれません。削除や転送、不在時の自動返信などはiCloudに任せましょう。
できます。ただし、iCloud で設定できるルールがあまりにも限られているため、ほとんど役に立たないというのが欠点だと私たちは考えています。私たちはそれらのルールを使っていませんし、皆さんにもお勧めできません。
ただし、これを少し回避することは可能であり、その場合、どこにいても Mac の優れたメール ルールを使用して役立てることもできます。
例えば、知らない人からメールを受け取った場合、漠然とした表現の不在通知を自動送信するようにメールアプリを設定できます。一方、上司からのメールの場合は、休暇中のホテルの電話番号を記載した不在通知を送信するように設定できます。
または、上司からのメッセージがすべてアシスタントに CC されている場合、Mail でそのメッセージを単純にゴミ箱に捨てることもできます。
仕事ツールだけではありません。仲の良い友達がいるのに、みんなに面白いGIF画像を送りつけてくるなんてことがあるかもしれません。そんな時、メールアプリはあなたがその友達のメッセージにCCまたはBCCで追加されていたかどうかを確認し、もしそうなら自動的に削除してくれます。これは可能です。実際に私たちも実践しています。
すべて同じ方法で行われます
何をするにしても、まずメールを開いて、「環境設定」を選択し、「ルール」をクリックします。
設定したすべてのルールのリストが表示されます。たくさんのルールを設定したので、ルール画面は次のようになります。
それぞれが独立したルールで、実際にはどれも機能していません。すべてオフにしました。ルールを有効にするには、ルール名の左側にあるボックスにチェックを入れます。チェックを入れると、メールはあなたが受信するすべてのメールにそのルールを適用します。オフにするまで、この状態が続きます。
すべてのルールは全く同じように機能します。特定のメールアドレスなど、メールに何に注意を払うべきかを指定します。そして、そのメールアドレスを見つけたときに、自動返信を送信するか、メールを他のユーザーに転送するかなど、どのような処理をするかを指定します。
「ルールの追加」をクリックすると、ドロップダウン メニューが揃ったダイアログ ボックスが表示されます。
このダイアログは実際には 2 つのセクションに分かれており、最初のセクションは「次のいずれかの条件が満たされた場合」で始まり、次に「開始」などのオプションが続きます。
そして、その下で Mail に何を実行するかを指示します。
こちらは、鉄道の切符を買うたびに鉄道会社から届く確認メールを確認するための同じ画面です。この確認メールを受け取るたびに、TripItというサービスに転送して、旅行の詳細をすべて一つの旅程表にまとめて保存しています。
「OK」をクリックするとルールが保存されます。これ以降、ルールは受信するすべてのメッセージをチェックしますが、受信トレイに既に大量のメールが溜まっているかもしれません。メールアプリは、このルールを今作成した理由を認識し、既存の受信トレイのメッセージに適用するかどうかを提案してくれるのが、とても便利です。
もう一つ、ちょっとした嬉しい機能があります。ルールを開始する前にメッセージを選択すると、メールが処理対象としてそのメールであると認識してくれるのです。つまり、鉄道会社のメールアドレスを入力する代わりに、Apple Mailが自動的にそのメールアドレスを入力してくれるのです。
その後、ドロップダウンリストから必要なものを選んで操作します。このルールでドロップダウンリストをどのように使用したかはご覧になりましたが、その包括的な機能については触れていません。
これらの設定はすぐに完了し、受信するメールを一つ一つ確認する必要がなくなります。代わりに、メールの転送や不在時の自動返信といった繰り返しのタスクをメールアプリに任せることができます。
ただし、作成したこのルールでは、電子メールを転送し、それを受信トレイに残して、読んだり削除したりできるようにします。
さらに、この鉄道会社から送られてくるメールのみが対象で、航空券も購入します。
本当に必要なのは、このルールで旅行関連のメールをTripItに転送し、既読にして、わざわざ確認しなくても済むようにすることです。旅行チケット専用のメールボックスもあるので、メッセージをそこに移動させるのも良いでしょう。例えば、こんな感じです。
このルール1つで、必要なことはすべて実行できます。あとは、監視する項目と実行するアクションを追加するだけです。
条件またはアクションを追加するには、条件またはアクションの末尾にあるプラス記号をクリックします。追加できる数に制限はなく、メールはそれらをすべて順番に処理します。
ただし、一番最初のドロップダウンメニュー、「以下の条件のいずれかが満たされた場合」で始まるものに注目してください。「いずれか」という単語のドロップダウンでは、その単語か「すべて」のどちらかを選択できます。
今回のケースでは、「いずれか」を選択します。これは、指定した旅行会社のいずれかからメールを受け取った場合にルールが機能するからです。
代わりに、GIF で友達を削除したい場合は、次のように「すべての」条件を検索するルールを設定します。
アップルの妨害
一度それができると分かると、あらゆることに対してルールを設定し、そして制限のためにやめてしまいます。
これらのルールは見事に機能しますが、Macの電源がオンになっている場合にのみ機能します。つまり、MacBook Proのみを使用している場合は、どこかに座って蓋を開けた時にのみルールが適用されます。
実は、これはそれほど恐ろしいことではありません。ルールはちゃんと機能していて、メールもきちんと処理されているのです。ただ、それらのメールが携帯電話に届いているのを目にしているというだけの話です。つまり、実際には全く読む必要のないメールに、不必要に気を取られているということです。
さらに悪いことに、実際に読んだとしても既読としてマークされ、メールルールは受信トレイに届いた未読メッセージにのみ適用されます。つまり、これらすべてを設定しても、たまたまiPhoneでメッセージを見ただけで無効になってしまう可能性があるのです。
この問題に対する最善の解決策は2つあります。1つはMacを24時間365日稼働させておくこと、もう1つはメールが鳴るたびに確認するのをやめることです。両方を実現できれば、メールを見るたびにルールが機能し、注意が必要なメッセージだけが残ります。
これができない場合、または環境や電気代の理由で Mac を常時オンにしておくのが面倒な場合は、iCloud のメール ルールを使用できます。
でも、あなたは
Apple MailのルールがMac上でいかに包括的に機能するかをご覧いただきました。iCloud.com にアクセスしてログインし、「メール」を選択してください。
画面左下にある歯車アイコンをクリックして、表示される簡単なメニューから「ルール」を選択します。
ここまでは、既に作成したルールのリストが表示されるだけで、ほとんど同じように見えます。ただし、「ルールを追加」をクリックすると、すぐに制限が表示されます。
左側には、Mail に検索するように指示できるほぼすべてが表示され、右側には Mail に実行させることができるすべてが表示されます。
つまり、iCloudメールのルールは、特定の人からのメッセージや、件名に特定の単語が含まれるメッセージを監視します。そして、それらのメッセージを削除したり、転送したり、未読にしたりといった操作はできますが、それだけです。
想像以上に少ないです。1通のメールに対して複数のアクションを実行できないからです。TripItのこのルールは、iCloudメールでは絶対に守れません。
これはあまりにも貧弱なので、iCloudのメールルールは完全に無視してしまいます。ただし、常に機能するという点が欠けているからです。Macの電源が入っているかどうかに関係なく機能します。さらに、すべてのメッセージがデバイスに届く前に処理されます。
これは非常に強力な機能ですが、使用する価値があるためには、Mac メールの非常に強力なオプションが必要です。
