いくつかのコツを学んで調整する気があれば、Things 3.4 の新しいツールは、あなたとあなたのお気に入りのアプリの開発者の両方にとって恩恵となるでしょう。
Mac、iPad、iPhone向けのThings 3.4は、その機能、特にデザインにおいて、常にToDoアプリのトップクラスに位置しています。今回のアップデートでは、タスクを他のアプリと連携させる機能が追加されました。ToDoの記録を高速化し、アプリ開発者はThings 3.4に直接タスクを送信できるようになります。
このアップデートの重要性が真に理解されるには、まだ時間がかかるでしょう。現時点では、これらのツールはTo Doアプリの優れたデザインに非常によく合っていますが、他の開発者が新しいオプションを採用した時、初めてその重要性が実感できるでしょう。
新しいオプションはすべて、Things 3.4の核となる目的、つまり、すべてのToDoタスクを一箇所にまとめて管理できる場所を実現するものです。Thingsは、これらのタスクを素早く記録し、次に何をすべきかを正確に表示することを重視しています。
開発者のCultured Codeによると、新機能は3つの機能に集約されるが、どれも重要ではあるものの、実際には同じ機能の異なるバージョンに過ぎないという。両社は協力して、Thingsと他のアプリの連携を改善し、それがいかに便利になるかを示すことを目指している。
Things 3.4の最もシンプルな新機能は、「他のアプリからのハンドオーバー」と呼ばれる機能です。これは、アウトライナーやマインドマップアプリなどのツールでやりたいことをまとめた後、そのソフトウェアからThingsに思考を送信できるようにするというものです。
そのため、ビジュアルマインドマップが完成したら、MindNode はそれをすべて Things に直接送信し、一連のタスクを含む新しいプロジェクトを作成できます。
MindNodeマップをThingsのライバルであるOmniFocusに共有することで、既にこの機能は利用可能です。これは、マップのテキストと構造を、多くのアプリで使用できるOPMLという形式で保存するだけです。しかし、今回は形式を気にする必要はなく、メモも追加でき、すべてThingsに自動的に送信されます。
MindNode は、Things 3.4 の新しいツールを使用するように更新されたアプリの最初の例ですが、今週の Workflow の更新や、近々リリースされる Drafts 5 など、他のアプリも今後リリースされる予定です。
出入り
作業を Things 3.4 に送信してタスクを作成するだけでなく、他のアプリでは逆に To Do リストを調べて、要求した部分を表示することもできます。
例えば、オフィス移転のような大規模なプロジェクトに取り組んでいるとします。そのプロジェクトにはタスクがあり、他の人もそれぞれTo Doリストを持っており、あなた自身も多くの情報を管理する必要があります。Apple Notesにすべての情報を保存しておけば、そこからTo Doリストに直接移動できるようになります。
Mac または iOS 向けの Things 3.4 では、プロジェクト（特定のジョブで実行するタスクのリスト）を開きます。次に、クリックまたはタップして、そのプロジェクトへのリンクをコピーします。Mac ではプロジェクト内の任意の場所を右クリックし、iOS では円の中に下向きの矢印が描かれたアイコンをタップして共有します。
これは通常のiOS共有機能と同じですが、Things内から使用すると「リンクをコピー」というオプションが表示されます。これをタップすると、Thingsがそのプロジェクトへのリンクをコピーします。
メモに貼り付けて参照したり、Launch Center Proなどの別のアプリで使用したりできます。これを使えば、特定のプロジェクトに自動的にジャンプするボタンを作成できます。
このリンクはコールバック URL と呼ばれるもので、これを使用している多くの iOS アプリから既にご存知かもしれません。
素晴らしいのは、iPhone でこの操作を行い、その後 Mac で Apple Notes を読む場合、リンクをクリックすると Mac で Things が開くことです。
あまり良くないのは、コールバック URL が少々扱いにくく、すぐに慣れるとはいえ、仕事を続けるというよりは、Things をいじくり回すことになります。
オートメーション
ただし、同じシステムが Things 3.4 に新しいレベルの自動化をもたらし、そのメリットをすぐに実感できます。
例えば、新しいクライアントが入るたびに同じ仕事を繰り返しているとします。これまではThingsを開いて新しいプロジェクトを作成し、締め切りを入力してから、長いタスクリストを作成していました。今では、リンクをクリックするだけで、これらすべてを自動で実行できます。
つまり、新規クライアントの管理に費やす時間が減り、クライアントのために仕事する時間が長くなります。
確かに、プロジェクト全体と多くのタスクを作成するためのリンクは複雑です。しかし、Cultured Codeはオンラインのリンクメーカーツールを提供しています。このツールを使えば、様々なオプションを段階的に選択し、リンクを構築できます。
ウェブサイトのリンクメーカーを使うのはあまり便利ではありませんし、自分でリンクの書き方を覚えなければならないのも面倒です。しかし、これは何度も作成するものではなく、一度作成して繰り返し使うためのものです。
したがって、これを行う方法を学ぶために費やした時間は、新しいクライアント プロジェクトなどをどれだけ早く設定できるかによって回収されることになります。
あなたにはやるべき仕事がある
これらすべての自動化と他のアプリとの連携を可能にするそのパワーとスピードは、Things 3.4の素晴らしい機能です。しかし、さらに素晴らしいのは、これらすべてが既存のアプリのデザインに見事に溶け込んでいる点です。
非常にスムーズに動作するので、コールバックURLを確認する必要がありません。別のアプリで作業してThingsに作業を送信する必要もありません。もしそうする場合でも、Thingsでの作業は劇的にスピードアップしますが、作業したい時にわざわざ確認したり、何かを学習したりする必要はありません。
他の優れた To Do アプリと同様に、Things は、作業を行う代わりにアプリ内で費やす必要のある時間を削減するように機能します。
このアプリがうまく機能する理由の一つは、アプリ内で新しいタスクを追加するのがいかに速いかということです。他のアプリから仕事を送信したり、プロジェクトの作成を自動化したりする必要はありません。Thingsを開いて新しいToDoタスクを書き留めたいと思ったら、あっという間に完了します。
これは特にiOSで非常に強力です。例えば、オフィス移転プロジェクトに新しいタスクを追加したい場合、大きな青いアイコンをタップして書き始めるだけです。ただし、すでに100個のタスクが追加されていて、この新しいタスクをすぐに実行する必要がある場合は、青いアイコンをタップするのではなく、長押しして、タスクを表示したい場所までドラッグします。
一度使ったら、もう他のものは使いたくなくなるでしょう。見た目も良く、自然な使い心地を実現するこうしたデザイン上の工夫こそが、Things 3.4 の真髄です。
毎日、長いタスクリストに押しつぶされそうになる代わりに、Things は To Do タスクを「今日」と「今夜」というセクションに分けて表示します。こうすることで、タスク管理がしやすくなり、すべてが見栄えよくなります。
アプリの見た目は高級感に溢れ、他のアプリからThingsへの乗り換えを検討するほどです。OmniFocusが古臭く見えるほどです。さらに、ThingsにはOmniFocusからタスクをインポートする機能が搭載されており、数分で数千ものタスクをThingsに転送できました。
唯一の問題は、Thingsにはいわゆる「レビュー」機能がないことです。これは多くのアプリが実践していると主張しながら、実際に実践しているアプリはごくわずかです。ThingsはGTDの要素のほとんどを網羅していましたが、レビュー機能は全くなく、それが大きな違いを生み出しています。
GTDレビューがなければ、何十、何百ものプロジェクトを抱えていても、期限付きのタスクが突然現れない限り、それらに目を向けることさえありません。GTDレビューの考え方は、すべてのプロジェクトのすべてのタスクを定期的に確認する時間を確保することです。これにより、すべてのタスクを頭の中で整理し、何かを実行するか削除するかという重要な決断を下すのに十分な時間を確保できます。
OmniFocus はレビューをうまく処理します。常にレビューをするように促してくれるので、常にレビューをすることができます。さらに、ガイドが表示されるので、途中で作業を中断した場合でも、どの部分をレビュー済みで、どの部分をまだレビューしていないのかを思い出す必要がありません。
それに比べると、Thingsはタスクが山積みになってしまい、きちんとかき混ぜないとTo Do管理が不必要に面倒に感じてしまうことがあります。とはいえ、Thingsのデザインは飽きることがありません。タスクを追加したり、完了したらチェックを入れたりするだけでも、とても満足感があります。
Mac版Things 3.4はmacOS 10.11以降が必要で、Mac App Storeで49.99ドルで販売されています。iPad版はApp Storeで19.99ドルで販売されており、iOS 10以降が必要です。iPhone版もiOS 10以降が必要で、9.99ドルで販売されています。Apple Watch版も含まれています。
