Numbersは依然としてExcelの簡易版とみなされていますが、Appleのスプレッドシートは非常に強力です。その強力な機能をできるだけ隠しているだけです。AppleInsiderは、クリックひとつで利用できる時間節約のメリットをすべてまとめています。
私たちは皆、Excel の動作、そしてそれ以前の Lotus 1-2-3 の動作、オリジナルの Visicalc に遡ってすべての機能に慣れすぎていて、Numbers が異なるという事実を見逃してしまうことがあります。
あまりにもシンプルに見えるため、機能が限られていると思わせるのが、Appleの典型的なデザインです。しかし、基本的な使い方はあまりにも分かりやすいので、必要なことだけに集中できます。スプレッドシートが分かりやすく作られているというのは、実に驚くべき事実です。しかし、Appleのデザインを評価するどころか、私たちはそれについて全く考えません。
シートと表
他のスプレッドシートアプリでは、作業するシートは1つだけです。1枚、2枚、あるいは数百枚と追加していくこともありますが、画面に表示されるのは常に1枚のシートだけです。画面に表示されるのは1枚のスプレッドシートだけで、そこには空の行と列がいくつも並んでいます。
Numbersでは、代わりに表が表示されます。これはスプレッドシートの出現です。好きなだけ表を作成でき、それぞれが独立したスプレッドシートとして機能します。画面上部に10×10のグリッドを作成し、その隣に15×15のグリッドを作成して別の用途に使用できます。
Numbersを自分用のツールとして使っている場合はあまり違いを感じませんが、他の人に見せる必要がある場合は大きな違いになります。Excelなどのソフトでは、セルのグリッド上にグラフをポップアウトして表示しますが、Numbersではグラフを表の横に配置できます。
空のセルがいっぱいになるのではなく、Numbers テーブルをデータに必要な幅と高さに正確に合わせることができます。
自分が何に取り組んでいるかは簡単に確認でき、他の人も必要なものがすべて表示されていることを簡単に把握して確信できるようになります。
さらに、Numbersでは見栄えの良い魅力的な文書を作成するのに必要な手順が少なくなります。しかし、Numbersには他にもできることがあり、これも他のスプレッドシートに慣れていると思いつかないことです。
例えば、グラフの数字に戻って変更することでグラフを変更できます。Numbersでは、グラフをクリックすると「データ参照を編集」というオプションが表示されます。これをクリックすると、表のすべての行に色付きのラベルが付きます。グラフの任意の部分をクリックすると、関連する数字の行がハイライト表示されます。
これは、何かがおかしいと思ったときに、特定の数字が表のどこにあるのかを素早く確認できる方法です。すべての数字が正しければ、チャート自体をさらに活用できるようになります。
一度クリックして選択します。次に、円グラフの一部などのセグメントをダブルクリックします。ラベルをダブルクリックした場合は、そのラベルの外観を変更するためのオプションが表示されます。
ただし、ラベルから離れた場所でダブルクリックすると、セグメント自体がハンドルでハイライト表示されます。セグメントの周りには等間隔に4つのハンドルがありますが、どれも同じ機能を持ちます。これらのハンドルを使って、セグメントをチャートからドラッグできます。どのハンドルを掴んでドラッグしても、セグメントは移動します。
強調したい部分を大きくできれば良いのですが、それができません。ただ、グラフの中央をクリックして押し続けると、グラフ全体を回転させて強調箇所を調整できます。
背後の数字を変えずにセグメントのサイズを変更することはできませんが、ポイントを強調したり減らしたりして、まったく同じグラフを表示することはできます。
自分のポジションを最もよく裏付けるチャートを選ぶべきだと言っているわけではありませんが、そうすることも可能です。例えば、この円グラフからセグメントを抽出したり、27種類のチャートタイプから選択したりすることができます。
これら 27 個のグラフの中には、インタラクティブなものもいくつか含まれています。グラフに加えて、時間の経過に伴うデータを表示するスライダーも表示されます。
キーボードショートカット
行数または列数を増やすには、スプレッドシートの端にあるアイコンをクリックします。ただし、現在右下のセルに入力している場合は、キーボードを使用することもできます。
Tab キーを押すだけで、追加の列が作成され、カーソルが新しい右下のセルに移動します。
または、Return キーを押すと、カーソルが最後のセルに移動した追加の行が作成されます。
これらのショートカットはiPad版Numbersでも使えます。iPadに外付けキーボードをお使いの場合は、Commandキーを長押しすると、よく使うキー操作のリストが表示されます。
ヘッダー列
列または行を固定すると、他のすべての項目をスクロールダウンまたは横スクロールしても、その位置が維持されます。これらはヘッダー列またはヘッダー行と呼ばれ、シートが画面下部からスクロールアウトしてしまうほど大量のデータがある場合に便利です。
ただし、ヘッダー列またはヘッダー行の数には制限があります。最大数は5つで、十分な数ではありますが、気づかないうちに簡単に作成してしまう可能性があります。
たとえば、列をクリックしてから矢印をクリックしてドロップダウン メニューを表示すると、メニューが変わるため、「 前に新しいヘッダー列を追加」を選択するのが驚くほど簡単になります。
ヘッダー列以外の列のドロップダウン矢印をクリックすると、オプションは「前に列を追加」と表示されます。Numbersのスプレッドシートにはすべてヘッダー列（行A）があるため、ヘッダー列を設定しておらず、ヘッダー列について聞いたこともない場合は、メニューにこのような違いが表示されます。
つまり、ヘッダー列の存在に初めて気づくのは、誤って5つも作成してしまった時かもしれません。そうなると、さらに列を追加しようとしても、なぜ追加できないのか分からなくなってしまいます。このような場合、警告ダイアログは表示されないので、注意が必要です。
奇妙なことに、 「ヘッダー列に変換」というオプションはありますが、その逆のオプションはありません。ヘッダー列を作成してしまったら、元に戻すには、すべてのセルを選択して通常の列に貼り付け、ヘッダー列を削除するしかありません。
人々に選択肢を与える
スプレッドシートを自分一人で操作する場合、ヘッダーと通常の列の間を行き来するのは少々面倒です。しかし、他の人が入力するスプレッドシートを作成する場合は、できるだけシンプルにする必要があります。
たとえシートにデータを入力するのが彼らの仕事だとしても、彼らがそれを楽しんでくれるか、面倒だと感じるかは、あなたが決めることができます。正確かどうかも、あなたの仕事に影響します。
セルまたは列をクリックします。次に、「書式設定」ボタンをクリックし、「セル」タブを選択します。「データ形式」の下にある「ポップアップメニュー」を選択します。
デフォルトでは、必要に応じてタイトルを変更できる3つのオプションが表示されます。オプションを追加または削除することもできます。
さらに、条件付きハイライトを適用することも可能です。ポップアップオプションをいくつか提示し、ユーザーが選択できるようにすると、シートが自動的に色やフォントを変更するようになります。
つまり、あなたと相手は重要な詳細をすぐに確認できるだけでなく、入力ミスも防げます。つまり、シートの正確性は万全です。
テキストにはNumbersを使用してください
ポップアップメニューと条件付き書式の例は、スタッフアンケートのフォームのテキストです。テキストです。通常、テキストだけのスプレッドシートを見せられたら、私たちは首を横に振り、データベースに移行すべきだと言い始めます。
ただし、テキストの場合は Numbers が適切な選択肢となる場合があります。
たとえば、私たちは Apple Notes で大きな表を操作していました。これは、Numbers のスプレッドシート版ではなく、通常のワードプロセッサの意味で表す表です。これが問題でした。
データが 60 行程度になると、メモの開きが遅くなり、クラッシュしやすくなります。
私たちは同じデータを Numbers スプレッドシートに移動しました。現在、そこには 450 件弱のエントリが保存されており、何の問題もありません。
やはりデータベースに移行すべきでしょう。しかし、Numbersは使い方が簡単で、洗練された機能も充実しており、信頼性も高いので、魅力的です。
