アップデートされたmacOSでは、Finderがこれまで以上に使いやすくなりましたが、新機能を一度試すと、もっと使いたくなるはずです。AppleInsiderが、Macでキー操作だけでファイルにタグや名前を付け、フォルダを自動管理する方法を紹介しています。
仕事の終わりから終わりまで、MacのFinderをほとんど見ないということもあるでしょう。例えば、Microsoft Excelを頻繁に使っているなら、アプリ内で書類を開いたり閉じたりするだけで、他のアプリを使う必要はありません。
しかし、実際には、Finderやデスクトップでファイルを探すのに、少なくともある程度の時間を費やしているのではないでしょうか。必要なツールよりも、やるべき仕事のことばかり考えているため、まず書類を探し、それをダブルクリックしてExcelやPagesなどを開いてしまうのです。
macOS Mojaveの改良により、Finderを使う時間がはるかに生産的になりました。Finderを離れることなく、書類を選択して中身を確認できるようになりました。画像を回転したり、PDFを作成したりすることも可能です。以前よりもずっと多くのことができるようになり、あらゆる面で素晴らしいです。
これはまだほんの一部で、Mojaveの可能性を垣間見せたに過ぎません。Mojaveの新機能をぜひご活用ください。さらにサードパーティ製のツールも活用すれば、さらに多くのことを、より速く実現できます。
これらのツールを使えば、例えば共有Dropboxフォルダから1週間以上経過したファイルを自動的に削除できます。誰かと共有するためにファイルをドラッグし、相手がファイルを受け取るまで数日待ってから削除すれば、Dropboxの容量を無駄にせずに済みます。
あるいは、膨大な量のファイルがある時、Macを使えば1000個のファイルを瞬時にリネームできます。その後、キー操作ひとつで、Macが1つのファイルでも1000個でもタグを付け、タグとファイル名の整合性を確保して、後で簡単に見つけられるようにできます。
一つだけ。これらはAppleのソフトウェアでは実現できません。サードパーティ製のアプリを購入する必要がありますが、気軽に買えるものではありません。機能を考えると安価ですが、どれも非常に強力です。ここで紹介する方法は、ほんの一部に過ぎません。
この機能は素晴らしいものですが、アプリを最大限に活用するには時間と労力がかかることも意味します。ここで紹介する方法はすぐに実行できますが、例えば私たちはKeyboard Maestroを数年間使用していますが、それでもまだ使い方を覚えたばかりの機能がいくつかあります。
Mojave で可能性を少しだけ垣間見ることができたので、次はそれをさらに先へと進めていきましょう。
TextExpanderでファイルに名前を付ける
次のような状況に遭遇したことがあるでしょう。Spotlight であらゆるファイルを検索できることはわかっていますが、現時点では、必要なドキュメントの名前が何であるかを推測することすらできません。
自分なりのシステムを作り、Mac に任せてみましょう。例えば、あるプロジェクトのファイル名を全て日付で始めるようにすれば、後で簡単に整理できます。また、特定の書類をいつも同じ段階や下書きで進めているなら、その手順をリストアップしてみましょう。
TextExpander を使いましょう。日付の形式と下書きリストを指定し、それらすべてに短いフレーズでラベルを付けます。TextExpander は、入力内容を認識し、特定の文字列を入力するとすぐに動作するアプリ兼サービスです。
この特定のシーケンスはトリガーと呼ばれ、何をトリガーにするかは自分で決められます。短く、入力したくないようなものにしましょう。私たちはトリガーを最大5文字か6文字に抑え、すべてにXという接頭辞を付けるようにしています。例えば、TextExpanderにファイル名の付け方を指示し、それを「xfile」とラベル付けすることができます。これは覚えやすい単語ですが、通常の文章ではあまり使わないでしょう。
それでは、Finderでファイルを選びましょう。ファイルを選択してReturnキーを押すと、名前が編集可能になります。「xfile 」と入力すると、TextExpanderが起動します。指定した形式で今日の日付が即座に表示されます。その後、各ステージや下書きのドロップダウンメニューが表示されます。最後に、このファイル名のユニークな点を入力するセクションが表示されます。
TextExpanderで少し設定するだけで、すべてのファイル名が「2018-10-05 - Acme Q4 Presentation - Awaiting Client Approval」のように設定されていることが確認できます。クライアントごとに少しずつ異なるトリガーフレーズを設定し、各ファイル名にクライアント名を含めることができます。
そうすれば、クライアントを混同することがなくなり、必要なものを常にできるだけ早く見つけることができます。
これはFinderだけでなく、どのアプリ内の通常の「開く」ダイアログボックスでも機能します。つまり、Macのどこで何をしていても、このTextExpanderアクションを使用できます。
これは素晴らしいのですが、あなたや同僚が以前に作成したファイルは、相変わらずランダムで分かりにくい名前のままです。TextExpanderを使って一つ一つファイル名を変更することもできますし、A Better Finder Rename 10を使うこともできます。
ファイルを一括で名前変更する
TextExpanderをファイル名変更のためだけに購入する人はいないかもしれませんが、一度手に入れれば、あらゆる作業で活用できるようになります。しかし、A Better Finder Rename 10ではそうではありません。
これは一つのことだけを非常にうまくこなします。たとえ2年に一度しか使わないとしても、この一つのことを非常に簡単にしてくれるので、十分に価値があります。
ファイル名を変更します。例えば、5年間のプロジェクトで、それぞれ異なる人が作成し、名前を付けた何千ものファイルがあり、その作業が完了したとします。それらのファイルを一つずつ選択し、まとめて「A Better Finder Rename」にドラッグするだけで、すべてのファイルの名前を即座に変更できます。
ファイル名に「archive」という接尾辞を追加すれば、現在のファイルと古いファイルが混同されることがなくなります。また、ファイル名に年号を接頭辞として追加すれば、すべてがまとめて整理されます。
A Better Finder Rename 10 を使用してファイルにタグを付けることもできます。通常、タグを付ける目的は、それが何であるかを思い出すため、または後で検索を高速化するためです。たとえば、「レビューが必要」というタグが付けられたすべての Word 文書を検索できます。
しかし、タグ付けはMacの自動処理にも役立つので、定期的にアイテムにタグを付ける習慣を身につけると、後で時間を節約できます。残念ながら、Finderでタグを付けるとなると、やはり面倒な作業です。
Finderを使えば、Mac上のあらゆるファイルにタグを付けることができます。色でタグ付けすればかなり早く、テキストラベルなら少し時間がかかります。ファイルを選択して右クリックし、「タグ」を選択すると、よく使うタグが一覧表示されたポップアップメニューが表示されます。その中から選ぶか、新しいタグを入力するか、「すべて表示」を選択してください。
大変な作業ではありませんが、やらなくてもいいくらいの手順がたくさんあるので、もしかしたらやらないかもしれません。少なくとも、もっと早くできるなら、もっとやると思います。
代わりにA Better Finderの「名前変更」を使うこともできますが、これは大量のファイルにタグを付ける必要がある場合にのみ最適です。個々のファイルに即座にタグを付けるには、Keyboard Maestroをご利用ください。
Keyboard Maestroでタグ付けする
これはまだ学習中のMacアプリです。ファイルにタグを付けるのは、正直言って退屈であくびが出るほどです。しかし、長年使い続けても、このアプリは今でも素晴らしいです。驚くほど簡単にファイルにタグを付けられることに気づいたことで、タグの付け方が変わりました。
Keyboard MaestroはTextExpanderに似ており、何をいつ実行させたいかを指示します。何を実行させるかを決め、次に動作開始のきっかけとなるものを設定します。特定のアプリを開くためのキー操作を割り当てるといったシンプルな設定も可能です。
しかし、今回の場合はファイルにタグを付けたいのです。しかも、右クリックしてタグを選択する手間をかけるのではなく、キーを押すだけで自動的にタグが付けられる仕組みにしたいのです。これを怠惰と呼ぶか、生産的と呼ぶかは人それぞれですが、安全であるとも言えます。例えば、会社の文書を保存しようとしていて、「計画」とタグ付けすべきか「計画」とタグ付けすべきか思い出せない、といった状況を想定してみましょう。
なぜタグを気にする必要があるのかと疑問に思うほど躊躇するだけでなく、念のため両方タグ付けしてしまう可能性も高くなります。そして、後になってどちらを検索すればいいのか分からなくなるため、問題はさらに悪化します。
一方、Keyboard Maestroは毎回全く同じ方法でタグ付けします。そのため、一貫性とスピードが確保されます。Keyboard Maestroほど速くファイルにタグ付けすることは物理的に不可能です。
タグ付けが驚くほど速く、常に信頼できるようになったら、もっと使うようになるでしょう。そして、Macでもタグ付けを使えるようにできます。タグとHazelのようなアプリを使えば、Macで無数の作業を自動化できます。
ヘーゼル
Hazelのようなアプリを使っているとおっしゃいますが、これほど優れたアプリは他にありません。Hazel、Keyboard Maestro、TextExpanderなどのツールには重複する機能がいくつかありますが、このアプリはユーザーが指定したフォルダの監視に特化しています。
例えば、Dropboxでたくさんのファイルを共有する必要があり、Dropboxの空き容量があまりない場合、Hazelにフォルダ内の1週間以上経過したファイルを自動的に削除するように設定すれば、自動的に削除されます。
今も、そしてこれからも、Hazelはそうしてくれるでしょう。Dropboxフォルダを見たり、アプリを起動したりしなくても、Hazelは指示通りにファイルを自動的に削除します。
7日以内にファイルにアクセスできない可能性が高いクライアントがいる場合は、ファイルに「Leave（残す）」というタグを付けます。これで、Hazel にそのフォルダを監視し、1週間以上保存されているファイル（ただし「Leave」タグが付いていないファイル）を削除するように指示できます。
さらに先へ
Hazel、Keyboard Maestro、TextExpanderはどれも設定方法を学べるアプリですが、後は忘れてしまえば大丈夫です。これらのアプリに指示した動作はMacがそのまま実行してくれるので安心してください。
MojaveのFinderに搭載されたAppleの新機能は、実にシンプルです。簡単に見つけられ、選択するだけで使えるように設計されているのです。
こうしたサードパーティ製アプリをここまで簡単に使えるようになるまでには、もう少し時間がかかります。しかし、一度使いこなせるようになると、どんどん高度な使い方を見つけられるようになるでしょう。
Hazel の価格は 32 ドルで、開発元である Noodlesoft から直接のみ入手できます。
TextExpanderは、メーカーから直接購入すると月額3.33ドルから利用できるサブスクリプションサービスです。このサブスクリプションでは、MacとiOSを含むすべてのデバイスでTextExpanderを利用できます。
Keyboard Maestro 8 はメーカー直販で 36 ドルかかります。
Better Finder Rename 10 は、メーカーから直接購入する場合、約 23 米ドル (ユーロで販売) かかります。
