Macでイベントを計画する方法

Macには、イベントの作成と管理に使えるアプリが多数付属していますが、サードパーティ製のより優れたアプリも存在します。Macであらゆるイベントを実現する方法をご紹介します。

ワークショップ、結婚式、パーティー、あるいは1週間の映画撮影など、イベントの内容は問いません。細かい部分が大きく異なっていても、準備に必要な要素はすべて同じです。Macは、そのすべてに対応できるように設計されています。

iPhone や iPad も使用するとさらに適しています。

フルタイムでイベントプランナーとして働いている方には、Eventleafのようなオンラインサービスがあります。必要なものがすべて1つのパッケージにまとまっているのが便利ですが、不便な点もあります。

例えば、あるサービスの特定の部分が気に入らなくても、別のサービスに置き換えることはできません。さらに、オンラインサービスは当然有料ですが、Macに付属している機能だけで同じことができる方法もあります。

そんなことはしないでしょう。イベント企画の様々な作業に適したサードパーティ製の代替アプリもありますが、それでもできます。

また、イベントを進めながら、新しいアイテムをいつ購入する必要があるかを選択することもできます。

イベント企画の要素

どのような種類のイベントでも、中核となる部分は同じになります。

• 日時
• 会場（オンラインを含む）
• 参加者
• 制作に関わった人々
• 資料（プレゼンテーション、ケータリング）
• 費用

後始末も必ずつきものです。しかし、それは投資家への財務報告かもしれませんし、新郎新婦がお礼状を書くことになるかもしれません。その場合は、それは彼らの問題です。

しかし、おそらく彼らはあなたに誰が来たのか、そして誰が彼らにそのグレイビーボートを渡したと思うのかと尋ねるでしょう。

これらの要素はそれぞれ設定と操作が必要であり、それぞれにMac用とiOS用のアプリがあります。また、各要素の間には重複する部分もあります。

会場、日時

これが簡単だったらどんなにいいでしょう。この教会やあの集会所を、この日に、この人数で、この時間、このくらいの期間、使いたい。

しかし、会場はすぐに満席になり、イベントの参加者数は大きく変動することがあります。そのため、地元のコーヒーショップで開催する小さなプライベートオープンマイクナイトのチケットが売れすぎて、ラジオシティ・ミュージックホールに目を向けざるを得なくなるのです。

あるいは、適切な収容人数、最高のケータリング、北米最高のオーディオ システム、車椅子でのアクセスが容易な理想的な会場が、ライバル会社のイベントと同じ週にしか利用できないということもあります。

さらに、会場選びは主観的なものです。収容人数やケータリングのオプションをいくら指定しても、一見理想的な会場が、なぜかひどい結果に終わることもあります。

カレンダーアプリを使えば時間と場所を入力できますが、そこまでの段階に達する前に、もっと何かが必要です。あなたの整理整頓の度合いにもよりますが、Apple NotesのメモやNumbersのスプレッドシートなどが必要になるかもしれません。

スプレッドシートの方が優れています。これは、Mac にすでにインストールされている Numbers アプリでも、Microsoft Excel を購入しても変わりません。

スプレッドシートを使えば、検討中の会場をリストアップし、それぞれの横に費用や収容人数といった数値、あるいは猫の匂いといった無形の情報をメモとして残すことができます。さらに、問い合わせ、予約、デポジットの支払い、全額の請求書の発行状況も追跡できます。

次に、フィルタリングを使用して、たとえば、50 人以上が着席でき、料金が 200 ドル未満で、自分が訪れたことのある会場だけを表示できます。

参加者

このイベントは参加者のために開催するものですから、もう少し協力的であってほしいと思うでしょう。しかし、実際には、返信を全くしない人も招待することになります。

同様に、このイベントを企画する会社が、新しいスクラントン支店の従業員用の座席が必要になることを伝えていない可能性もあります。

出席者が単に対応しなければならない人数だけであれば話は別ですが、実際は大部分がそうなっています。出席者の人数は、会場、座席数、必要なケータリングの量、IDバッジや席札の印刷費用などに影響します。

しかし、出席者は数字ではなく、人間です。バーの近くに座っているパットおじさんが、夜の半ばで喧嘩を申し込んでいるような結婚式では、問題が容易に想像できます。

しかし、企業イベントでは、たとえ見知らぬ人同士が集まることもあり、あなたにとっては何の意味も持たない階層構造が、相手にとってはすべてである可能性があります。ですから、座席配置をあまり厳密に決めつけないようにしましょう。

人々を招待し、反応を追跡する

本当に必要なのは、Dayliteのような完全な顧客関係管理（CRM）アプリと、月額40ドルのこのアプリの使い方を学ぶ時間です。とはいえ、Macに標準搭載の連絡先アプリなど、使い慣れたものを使い続けることにもメリットがあります。

中間的な選択肢として、Cardhop はいかがでしょうか。このMacとiOSアプリもサブスクリプション型ですが、月額3.33ドルからで、Fantasticalカレンダーアプリも利用できます。

どちらのアプリも利点はスピードです。

メールに返信してくれないCEOに、クライアントに連絡してもらう必要があるかもしれません。Cardhopをキーボードで開き、「CEOのメールをコピー」と入力するだけで完了です。

「CEO」に一致する人が複数いる場合はリストが表示されますが、正しい人を選択すると、その人のメールアドレスがクリップボードに保存されます。メールやメッセージなど、好きな場所に貼り付けることができ、連絡先の詳細をいちいち確認する必要はありません。

同様に、キー操作でFantasticalが起動し、「2週間後の火曜日、午後1時、メープルストリートのMcKenna'sを見る」と入力できます。Fantasticalはあなたが希望する日付を判別し、入力します。

誰が招待されたか、誰が「はい」と返信したかなどを追跡する際に問題が発生し、Daylite や Eventleaf などのアプリやサービスに移行したほうがよい場合があります。

CardhopもAppleの連絡先アプリも、誰かに来るか来ないかのタグを付けることはできません。ただし、どちらも検索可能なメモ欄があり、スマートグループを作成することができます。

つまり、メモに「はい」と書いた人全員を含むグループ、あるいは「いいえ」と書いた人だけを含むグループを作ることができます。あるいは、間違いなく「たぶん」と書いた人のための、より大きなスマートグループを作ることもできます。

もう1つ、参加者数によっては無料で利用できる可能性もあるサービスがあります。Mailchimpはマーケティングメールの送信用に設計されていますが、その機能の一部として、非常に優れたリスト管理機能も備えています。

全員の詳細を入力し、さらに細かくグループ分けすることも可能です。例えば、イギリスから招待された人の中でまだ返信がなく、連絡を取りたいほど気になる人の一覧を見ることができるようになります。

材料（プレゼンテーション、ケータリング）と費用

予算は、金額の大小に関わらず必ず存在します。ただし、実際に使う前に承認が必要かどうかを確認してください。

予算の範囲内で、必要な分だけ自由に使えるというのはよくあることです。ただし、事前に確認しておきましょう。

この場合、これは常に詳細な会計実務が必要となる種類のプロジェクトではない可能性が高くなりますが、常に領収書を保管しておく必要があります。

しかし、特に予算が限られている場合、ある分野への支出超過の影響を見落としがちです。イベントの編集面、ゲストスピーカー、彼らのスライドなどについて主に考えている場合、その影響は特に顕著になります。

会計士に依頼するかどうかを決める必要があります。しかし、最初から依頼する必要がない場合は、定期的に記録を取り、定期的に会議を開いてください。資金の使い道を顧客に報告することは、今後の業務に役立ちます。

イベントの制作に関わった人々

イベントがあなたと参加者全員で開催するなら、忙しくなるでしょう。しかし、この場合はあなた自身のために仕事をしているので、何かを成し遂げるために必要なことは何でも、あなたがやらなければならないことです。

ただし、これらすべてを頭の中で覚えようとする必要はありません。ToDoアプリ、それも高機能なものを使いましょう。Apple独自のリマインダーアプリは過小評価されていますが、イベントを作成する際には、もっと優れたものが必要です。

OmniFocus（50ドル）とThings（50ドル）は、Mac、iPhone、iPadで使えるToDoアプリの中でも重量級です。時間があれば、それぞれのトライアル版を入手して、自分に合ったものを見つけてみてください。

イベント制作の途中でToDoアプリを変更しないでください。ただし、突然規模が拡大し、一人で作業していたのにスタッフが加わるようになった場合は別です。

スタッフには給料を支払う必要があるため、これも会計士を雇う理由の一つです。しかし、プロジェクト達成のために支援を得るという観点から見ると、最大の問題は、会計士に仕事を委任できる能力が求められることです。

彼らがそれを実行できる、そして実行するだろうとわかっていると仮定すると、イベント制作のどの要素を彼らに委ねることができるかという問題になります。また、彼らがそれを実行したかどうかをどうやって知るかという問題もあります。

さらに、イベントを個々のタスクに分割できる場合、それらをいつ完了できるかという問題があります。ケータリング業者は火曜日までに最終的な人数を把握する必要があるかもしれませんが、その最終的な人数はスクラントンとの取引が成立するかどうかに左右されます。

したがって、ケータリングに関する質問を 1 人の担当者に割り当てることはできますが、誰かが取引を確認するまでその担当者はそれを実行できません。

このレベルの詳細になり、少なくともこの人数の人が使用する場合は、To Do アプリ以上のものが必要になります。

プロジェクト管理アプリ

プロジェクト管理（PM）アプリに初めて移行すると、作業がかなり複雑になります。しかし、準備が整ったメンバーにタスクを割り振るという作業がスムーズに進む可能性もあります。

PM アプリは、たとえばこのタスクが別のタスクの完了に依存している場合に、依存関係を処理します。

彼らは非常に複雑なリソース管理も行います。例えば、クライアントがあなたの助けが必要だと気づき、スタッフにいくつかのタスクを代行してもらうとします。しかし、そのスタッフは月曜日と木曜日の午前中しか対応できません。

どの PM アプリでもこれを処理できます。

1つのイベントだけ、あるいは小規模なイベントであれば、PMアプリは複雑すぎてすぐに使いこなせない可能性があります。そして、明らかに過剰な機能です。

でも、OmniPlan をチェックしてみてください。200ドルの一括購入、または月額20ドルからのサブスクリプションで利用できるOmniPlanは、Mac、iPad、iPhone向けのプロジェクト管理アプリです。

無料トライアルもありますが、時間のある時に必ずお試しください。4ヶ月間のイベントが始まって3週間も経っていないのに、PMアプリを導入するのはやめましょう。

その後

すべてのイベントには余波があり、すべての結果が伴います。さらに、感謝状を送ったり、スタッフへの給与を支払ったりするなど、すべてのイベントには締めくくりが必要です。

ここで紹介したアプリはどれも、そういったことすべてに役立ちます。しかも、どれも中毒性があります。

これらすべてを活用して結婚式を 1 回プロデュースすると、その後のベビーシャワーも企画したくなるはずです。