バリー・ポーター
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Apple Mailの過去の受信者リストを整理すると、Apple Mailのワークフローがより効率的になり、摩擦が減り、メールの誤送信の可能性も減ります。その方法をご紹介します。
一般的に、AppleユーザーはAppleのメールプログラムを使ってメールの受信、作成、返信を行っています。しかし、メールの量や受信者が年月とともに増えていくと、どんなメールプログラムでも煩雑になり、管理が難しくなることがあります。
Apple Mailは、メール管理をより簡単にするために様々な工夫を凝らしています。次世代のAppleオペレーティングシステムに搭載される新バージョンでは、Mailにいくつかの大きな追加機能が含まれ、さらに使いやすくなります。
Apple Mailがメール管理を楽にする機能の一つとして、これまでにメールを送信した相手全員を記憶するというものがあります。このリストは膨大になり、管理不能になることがありますが、管理は可能です。
Apple Mail が開いている場合、メインのメールウィンドウの上部には「標準」メニューが表示されます。メール、ファイル、表示、メールボックス、メッセージ、フォーマット、ウィンドウ、ヘルプです。クリックしたいメニューは「ウィンドウ」です。
クリックすると、16個の選択肢を含むドロップダウンリストが表示されます。ここで注目すべきは、上から12番目の「過去の受信者」です。
過去の受信者リストを表示するウィンドウで、このリストを管理します。リストには、連絡先リストアイコン、名前、メールアドレス、最終使用日の4つの列があります。
このリストは、以下の列で並べ替えることができます。左端の列の最初の並べ替えでは、連絡先リストから取得したすべてのアドレスが表示されます。これらの連絡先には、リストの左端に人のアイコンが表示されます。
連絡先リストに既に登録されているメールアドレスは削除できます。これらのアドレスは連絡先からは削除されません。
次に、リストを確認して、右下にある「 連絡先に追加」ボタンをクリックして、保存しておきたいアドレスを追加します。
次に、過去の受信者リストを確認する際は、最後に使用した順に並べ替える必要があります。このリストに載っている相手としばらくメールを送受信していない場合は、このリストからその情報を削除しても問題ありません。
macOSとiOSの両方でiCloudを使用している場合、Macで行った変更はiOSデバイスに同期されます。iOSデバイスでも以前の受信者を管理できますが、それほど簡単ではありません。この点については今後の記事で説明します。
