次回、Mac の動作が遅すぎるとき、または iPhone で同じ手順を何度も繰り返さなければならないときは、ショートカットを学習してください。速度が劇的に向上し、精度も向上します。
ショートカットを使えば、1つ、10つ、あるいは100ものステップをMac、iPhone、iPadでタップまたはクリックするだけで、すべての操作を瞬時に実行できます。12個のドキュメントを開き、PDFに変換し、クライアントにメールで送信しながら、同時に音楽を再生することも可能です。
ショートカットの使い方を習得するには少し手間がかかります。しかし、ショートカットを使えば、必要な操作はすべて、素早く、完璧に、そして何度でも実行できます。
アプリを開くためのシンプルなショートカット。右側のアクションリストと左側のキャンバスに注目してください。
毎回同じ手順を踏む必要もありません。例えば、学校を訪問すると、ショートカットがまず学校名、日付、先生名などを尋ねてきて、それをカレンダーに自動的に追加し、一連のタスクをTo Doリストに追加してくれます。
いつショートカットを使ったかは分かりませんが、ちゃんと使えるようになるまで時間がかかりました。でも、初めて使ったのがいつだったか思い出せないのには理由があります。今ではボタン一つで、カレンダーやタスクを気にすることなく、何十回も使っています。
今、ショートカットの仕組みを学習しておけば、後で Mac、iPhone、または iPad に繰り返しのタスクを実行させることで、膨大な時間を節約できます。
確かに魅力的に聞こえるかもしれませんが、中毒性もあることを知っておく必要があります。よくあるのは、一つのことだけを行うショートカットを作成しようとすると、結局何百も作成してしまうことです。
それ自体は何も問題ないのですが、落とし穴が2つあります。1つは、ショートカットは常に非常にシンプルな手順で構築されますが、最終的には非常に複雑になってしまう可能性があることです。
残念ながら、もう一つの落とし穴は、ショートカットを頻繁に使うようになると、その制限に突き当たるということです。多くの制限は回避策がありますが、ショートカットの起源と、Appleが今後追加すべき機能の両方を示す兆候でもあります。
ショートカットの由来
Appleは常にこの種の自動化、つまり多くのステップを自動的につなぎ合わせて時間と労力を節約することを推奨してきました。macOSや長年愛用されているMacアプリの奥深くにはAppleScriptが組み込まれており、これは今でも最も強力なツールであり、Apple自身もこれを頼りにしています。
AppleScriptは意図的に簡単なプログラミング言語になっていますが、それでもプログラミング言語です。2005年にAppleはAutomatorをリリースしました。Automatorは、リストからステップを選択するだけで自動化できるツールです。
どういうわけか、Automatorはなかなか普及しないようです。AppleScriptは今後もずっと使い続けられるでしょうが、Automatorはショートカットにほぼ取って代わられてしまいました。
2014年、サードパーティ開発者のアリ・ワインスタイン、コンラッド・クレイマー、ニック・フレイは、「Workflow」というiOSアプリを開発しました。これはAutomatorに似ており、ステップやビルディングブロックで構成されており、iPhoneユーザーが一連のアクションを実行できるようにしていました。
Workflowは数年間存続しましたが、AppleInsiderが2016年に指摘したように、ニッチなアプリであり、当時の状況ではそれ以上発展することは不可能でした。Apple開発者でない限り、iOSでできることにはあまりにも多くの制限があったのです。
Appleが買収してショートカットと改名する前は、ワークフローというサードパーティ製のアプリだった。
Workflowにはファンがいて、2.99ドルという価格は破格で、Appleからデザイン賞まで受賞していたにもかかわらず、主流にはなりそうにありませんでした。当時は、AppleがApp Storeでの販売を停止したり、別のアプリに組み込むために買収したり、あるいは廃止したりするのではないかと懸念されていました。
2017年、AppleはWorkflowを買収しました。Dark Skyと同様に、WorkflowはApp Storeでの販売を継続しましたが、最終的には削除されました。
ただし、Dark Skyとは異なり、Workflowは他のアプリに追加される部分を削除していませんでした。AppleはWorkflowをShortcutsにリブランドしました。
さらに、Appleはショートカットについてほとんど語らなくなりましたが、Workflowファンが懸念していたほど、メンテナンスとアップデートを続けています。Workflowチームが決して実現できなかったこと、つまりiPhoneやiPadだけでなくMacにも同じショートカットを導入するという偉業さえ成し遂げました。
Appleが、その分野で成功しているアプリをどのように買収したり、Sherlock（シャーロック）に切り替えたりするかを見るのは興味深い。しかし、ショートカットの場合、Appleの外部から始まり、その後デバイス間で広まったという歴史が、いくつかの問題を説明するものとなっている。
具体的には、ショートカットには、Apple内で開発が始まっていたら存在しなかったであろう欠陥があります。例えば、ショートカットを使ってiPhoneの自動ロック時間を変更することはできません。
そのため、通常はバッテリー電力を節約するためにすぐに画面をロックしているが、これからビデオを撮影しようとする場合は、タイムアウトを手動で変更する必要があります。
正直言って戸惑うのが、Safariのタブグループを切り替えるショートカットキーがiPhoneとiPadにだけあることです。Safariのタブグループが最も便利なのはMacであるにもかかわらず、Macにはそのようなコントロールが全くありません。
さらに、iPhone で作成したショートカットは Mac でも実行できますが、アクションが見つからないなどの問題が発生すると、エラーが発生して停止します。
ショートカットは1つのAppleデバイスに書き込んで、すべてのデバイスで実行できますが、問題が発生するとショートカットはうまく動作しません。
ショートカットが実行されるデバイスに合わせてアクションをインテリジェントに切り替える機能は備えていません。例えば、iPhoneのショートカットでは触覚フィードバックがトリガーされますが、Macではこの機能は利用できません。
しかし、Mac には画面をフラッシュするなどの他の機能があり、それに切り替える簡単な方法はありません。
さらに、ショートカットが停止し、現在のデバイスにアクションが見つからないというメッセージが表示されることがありますが、これは実際には正しくありません。これは同じアクションを削除して再度追加することで修正できるバグです。
とはいえ、ショートカットはこういうちょっとした問題を抱える価値が十分にあるのが普通です。それは、ショートカットが非常に便利であるだけでなく、作成や編集が非常に簡単だからです。
ショートカットを作成する方法
Mac、iPhone、iPadでショートカットを作成でき、iPadアプリはApple Vision Proで使用できます。Apple Watchではショートカットを作成できませんが、起動することは可能です。
一度役に立つショートカットを1つ作ってしまえば、何百ものショートカットが作れるようになるでしょう。
どのデバイスを使っているかに関係なく、ショートカットを作成する手順はほぼ同じです。例えばMacの場合：
- ショートカットを起動する
- 上部のプラス記号をクリックします
- 表示されるウィンドウで、灰色の「タイトル」という単語をクリックします。
- ショートカットに後で思い出せるようなタイトルを付けましょう
- 右側のアクションリストから選択します
- アクションを左側のキャンバスにドラッグします
右側のリストからアクションを左側の最初は空白のキャンバスにドラッグすると、ショートカットの作成が始まります。最初から最後まで、このプロセス全体は、適切なアクションブロックを見つけて適切な場所にドラッグすることに集中します。
Word、Numbers、Photoshop、Mail を開くサンプルのショートカットを作成するには、適切なアクション ブロックを見つけて、それをキャンバスに数回ドラッグします。
利用可能なアクションのほとんどはApple製で、現在の日付の取得から音量の変更まで多岐にわたります。その他のアクションはアプリ開発者によって提供されており、これは良い点として、アプリの機能にすぐにアクセスできることを意味します。
残念なことに、ショートカットを誰かと共有したい場合、相手も同じサードパーティ製アプリを持っている必要があり、そうでないとあなたの作品をあまり活用してもらえません。
ショートカットアクションがどこから来たのか、よくわからない場合もあります。しかし、右上の検索フィールドをクリックしてアプリ名を入力すると、そのアプリが提供しているアクションが表示されます。
アプリを開くショートカットを作成する方法
- 検索バーに「Launch」と入力してください
- 表示される「アプリを開く」アクションをクリックしてキャンバスにドラッグします
- キャンバスで、「アプリを開く」の「アプリ」という単語をクリックします。
- しばらくすると、インストールされているアプリのリストが表示されます
- 欲しいものを見つけてクリックまたはタップしてください
- ショートカットを保存する
「開く」や「アプリ」など、アプリを開くアクションが表示される検索語は他にもあります。ただし、「起動」で検索すると表示される選択肢が少なくなるため、「アプリを開く」の方が見つけやすくなります。
それを1つ見つけてキャンバスにドラッグすると、「アプリを開く」アクションがアクションリストにまだ表示されます。そのため、何度でもキャンバスにドラッグできます。
この場合、おそらくそれが最も実用的な方法です。しかし、後で他の操作を確認しているときに、「アプリを開く」が画面に表示されなくなる可能性があります。
もう一度検索すれば見つかりますが、キャンバス内のアクションを右クリックして、表示されるポップアップメニューから 「複製」を選択することもできます。
この複製は別の「アプリを開く」アクションになりますが、先ほど選択したアプリと同じアプリも表示されます。クリックすると、他のアプリに変更できます。
ちなみに、ドラッグする代わりに、アクションをダブルクリックすることもできます。ダブルクリックすると、そのアクションがショートカットの末尾に即座に追加されます。
ドラッグ操作の利点は、ショートカット内のどこにでもアクションを配置できることです。特に、後ほどより複雑なショートカットを作成する際には、作業中のショートカットの途中にアクションをドラッグすることになります。
Mac、iPhone、iPadでのショートカット作成の違い
理論上は大きな違いはありません。実際、MacとiPadの間には大きな違いはありませんが、iPhoneには違いがあります。
MacとiPadでは、画面の左側にキャンバス、右側にアクションリストを表示するためのスペースがあります。iPhoneでは、どちらか一方しか表示されません。
iOS 18では改善されましたが、iPhoneでショートカットを作成するには、MacやiPadよりも画面を切り替える回数が多くなります。
つまり、iPhone でショートカットを作成すると、キャンバスと個別のアクション リストの間を頻繁に切り替えることになります。
しかし、iPad や Mac のより大きな画面が手に入るまで待つ以外、これについては何もできません。
残念ながら、ショートカットの各バージョンに以前から存在するバグがあり、特にiPhoneで顕著です。iOS 18では改善されたようですが、アクションをキャンバスにドラッグしても、意図した場所に移動しないことがあります。
アクションをキャンバス上のリストのどこかに配置したら、ほとんどの場合はドラッグするだけで位置を変更できます。ただし、場合によっては、ショートカットを一度閉じて、もう一度ショートカットに戻らなければならないこともあります。
シンプルなショートカットを保存して実行する
このシンプルなショートカットやその他のショートカットを実行するには、iPhone、Mac、iPad、Apple Vision Pro、あるいはApple Watch（一部機能として提供）でショートカットアプリを開きます。Apple Watchではショートカットをコンプリケーションとして使用できますが、選択できるショートカットはごくわずかです。
ただし、特定のショートカットを実行する方法は他にもたくさんあり、どれでもきっとご満足いただけるでしょう。Macの場合：
- Spotlightで検索する
- アプリケーションとしてショートカットを追加する
- Dockにショートカットアプリケーションを追加する
- ショートカットを起動するためのキーストロークを作成する
- メニューバーにショートカットメニューを用意する
- Stream Deckなどのデバイスに追加する
- 共有シートにショートカットを含める
iPhone および iPad の場合:
- Spotlightで検索する
- ホーム画面にアイコンとしてショートカットを追加する
- Siriに質問する
- iPhone 15 Pro以降のアクションボタンから
- iPhoneでバックタップを使用する
- ウィジェットに1つ以上のショートカットを追加する
- 自動化（特定の時間または特定の場所での起動）
- 共有シートにショートカットを含める
最後に紹介する「共有シート」オプションは非常に強力です。これは単にショートカットを実行するだけでなく、送信したシート上でショートカットを実行できることを意味します。
ショートカットを起動する方法は数多くありますが、その一部をご紹介します。
例えば、PDFを作成するショートカットがあるとします。Pagesを使用している場合、現在のドキュメントをそのショートカットに直接共有できます。
任意のデバイスの共有シートにショートカットを配置するには、次の手順を実行します。
- ショートカットを開く
- 情報アイコンの「i」をクリックしてください
- 共有シートに表示するにチェックを入れる
Macでは、情報アイコン「i」はアクションリストの右上にあります。iPhoneとiPadでは、ショートカット画面の下部にあります。
より複雑なショートカットを構築する
ドキュメントをショートカットに渡すことは、ショートカットが、常に同じことを行う単純な一連の手順よりもはるかに強力であることを示す例です。例えば、同じアプリを6つも開くだけでなく、1つのショートカットで複数のアプリから選択できるようにすることも可能です。
例えば、クライアントが2人、上司が2人、あるいは単に仕事に全く異なる要素が2つあるとします。午前中はWordやNumbersなどを使いますが、午後はOmniPlanプロジェクト管理アプリとAutoDesk CADアプリを使うことになります。
2つの異なるショートカットを作成して、必要な時に片方だけ実行することもできますが、代わりに両方の機能を備えた1つのショートカットを作成することもできます。そのショートカットで、今朝Acmeで作業しているとき用のアプリセット、または午後Emcaで作業しているとき用のアプリセットなど、必要なアプリセットを尋ねられるようにすることができます。
これを行うには、ショートカットで 1 つ以上の質問をし、その回答に基づいて操作する必要があります。
1 つの詳細を入力できるシンプルな「入力を求める」があります。
例えば、YouTubeチャンネル用の動画を制作していると、様々な要素が入ったフォルダが5つもできてしまいます。そこで、動画のタイトルを尋ねるショートカットを作成し、そのタイトルに基づいてフォルダとサブフォルダを作成します。
これはショートカットの一連の手順の始まりとなる質問です。ただし、毎回実行される手順は同じで、最初の質問への回答との違いだけです。
ビデオタイトルを尋ね、それに対応するフォルダとサブフォルダを作成するショートカットの詳細
代わりに、ショートカットにオプションメニュー（異なるクライアントの例など）を表示させることもできます。その場合、選択した手順は全く同じではなく、異なる一連の手順に従うことになります。
新しいショートカットを作成し、アクションリストから「メニューから選択」を見つけます。それをキャンバスにドラッグして、さまざまなオプションを書き始めます。
デフォルトでは、「メニューから選択」アクションには2つの選択肢が表示されます。ただし、左下のプラス記号をクリックすると、必要に応じて選択肢をいくつでも追加できます。
また、デフォルトでは、これらの選択肢には「One」「Two」などのラベルが付けられています。各行をクリックして、「One」を「Acme」などに置き換える必要があります。
ショートカットが具体的にどのような質問をするかを決める必要があります。そのためには、一番上の「プロンプトでメニューから選択」と書かれた行の「プロンプト」をクリックします。
ショートカットにオプションメニューを作成する方法
ショートカットでは、このような単語をクリックしたときの動作が一貫していません。メニューから選択する場合、ここをクリックすると「プロンプト」という単語が青から灰色に変わり、「クライアントを選択してください」など、何か他の入力を待つ状態になります。
他の場合には、その単語の代わりにあるのは変数と呼ばれるもので、クリックして削除または変更する方法がわかりにくくなることがあります。
しかし、今のところは、プロンプトとメニューの選択肢を書いてください。
デフォルトで表示される2つのオプションだけを選択した場合、入力したオプションの下に、メニューに入力した内容（Acme、Emcaなど）に基づいたタイトルの2つのセクションが表示されます。
「Acme」という見出しの下にドラッグしたショートカットアクションは、 「Acme」を選択した場合にのみ実行されます。 「Emca」という見出しの下にドラッグしたショートカットアクションは、「Emca」を選択した場合にのみ実行されます。
「メニュー終了」という見出しもあります。その後にドラッグしたアクションは、どのオプションを選択したかに関係なく実行されます。
リストもあります
ショートカットには、 「メニューから選択」の他に、 「リストから選択」というオプションがあります。これらは同じように聞こえますが、実際には異なります。
もし動画に「バケーションビデオ」「ファミリービデオ」など、常に2つか3つの異なるタイトルが付けられていたら、それらをリストで表示できます。するとショートカットでその中から1つを選ぶことができ、ショートカット全体でそのタイトルが使われます。
「メニューから選択」では、選択内容に応じて全く異なるショートカットアクションを設定できます。「リストから選択」は、リストされている選択肢を単一のショートカットとして扱い、ステップ全体を通してその選択肢を使用します。
ショートカットでリストを使用する方法
- まずリストアクションをキャンバスにドラッグします
- 必要に応じてプラス記号で項目を追加してリストに記入します
- 別個のリストから選択アクションをドラッグします
そのため、 「メニューから選択」とは異なり、この方法では2つのステップが必要です。まずリストを作成し、次にアクションを使用してそこから選択します。
しかし、これも重要です。このリストから選択した項目は変数に格納されます。
変数はショートカットを動かす
ショートカットで変数を使わずにどれだけのことができるかは驚くべきことです。なぜなら、この自動化が非常に役立つ理由は主に変数にあるからです。
例えば、学校訪問の時、ショートカットが学校名を尋ねてきて、その詳細を変数に保存してくれます。
変数の名前は何でも構いません。覚えやすい名前であれば問題ありません。例えば、学校名の場合は「SchoolName」という名前にしました。
それから、「先生名」、「先生のメールアドレス」、「学校の住所」などもあります。ショートカットで先生の名前を尋ねられ、例えば「先生名」に保存されます。
しかし、これは後でショートカットに「TeacherNameをリマインダーに追加」のようなアクションを追加できることを意味します。ショートカットは教師の名前を気にせず、TeacherName変数に格納されているテキストを使用します。
そのため、さまざまなステップを実行する非常に複雑なショートカットを作成し、各ポイントでショートカットの実行時にのみ入力する変数を使用することができます。
変数には、ショートカットがユーザーに確認を求めずに取得する詳細情報を格納することもできます。例えば、 「日付」というアクションは、現在の日付を取得できます。
現在の日付を取得してそれに 1 週間を加算するなど、変数に対して実行できる操作もあります。
実際のところ、Current Date は現在時刻も返します。時刻ではなく日付だけが欲しいと言うこともできますが、その場合でも情報は得られます。
このストリームデッキの右側にある緑のボタンはそれぞれ異なるショートカットを実行します
例えば、AppleInsiderポッドキャストの録音中、新しいトピックに移る時に実行するショートカットがあります。これはStream Deckのボタンに設定されていて、話している最中にボタンを押すと、ショートカットが録音開始からの時間を計算し、新しい章を挿入する場所をメモしてくれます。
ショートカットを管理する
一度この世界に足を踏み入れれば、必要以上にショートカットを作るのを止める力などこの世に存在しません。しかし、ショートカットを一つでも、理解しにくいほど長くしてしまうのは非常に簡単です。
一度完成させた作品を理解するのは至難の業ですが、半年後に改めて変更を加えるとなると、途方もない苦痛を感じます。特に、作品がもう機能していないからという理由で戻ってきた場合は、なおさら理解しがたいものです。
できることは3つあります。まずは「コメント」アクションを自由に使うことから始めましょう。このアクションはショートカットでは何もしませんが、そこに存在し、ショートカットの目的を説明することができます。
さらに、ショートカットは別のショートカットを実行できます。複数のショートカットで同じ手順を繰り返し実行する場合は、それらの手順を別のショートカットにまとめましょう。
そうすれば、任意のショートカットでその別のショートカットを実行できるようになります。また、何か変更があって更新する必要がある場合でも、すべてのショートカットを変更するのではなく、1つのショートカットだけを変更すれば済みます。
ループを使うこともできます。最初の例のように「Open App」をキャンバスに4～5回ドラッグするのではなく、1回ドラッグするだけで済みます。
「繰り返し」アクションを選択します。これにより2つのセクションが作成され、その中間に「アプリを開く」アクションをドラッグできます。すると、ショートカットがこの繰り返しセクションをループするたびに、「アプリを開く」オプションが実行されます。
ステップを何回繰り返すかを決める方法はいくつかあります。最も簡単な方法は、キャンバスの「繰り返し」の横にあるボタンをクリックし、デフォルトの「1回」を任意の回数に変更することです。
ショートカットの作成と取得
ショートカットには、あなたがファンになるか、それとも幻滅したまま終わるかの分かれ目となる機能があと2つあります。その1つが「クイックルック」という機能です。
これをショートカットの任意の場所にドラッグすると、そのショートカットが一時停止し、重要な詳細が表示されます。例えば、リストから何かを選択したとき、クイックルックが何を選択したかを表示します。
その後、ショートカットがこの選択肢で何かを行った直後にクイックルックを配置できます。クイックルックに何か違うものが表示されたら、問題があることがわかります。
そして、それがショートカットの開始位置とクイック ルックが配置されている場所の間のどこかにあることがわかっています。
それから、これもあります。ショートカットギャラリーにアクセスして、他の人が作成した無数のショートカットをダウンロードできます。
多くの場合、ショートカットをそのまま使用できます。ただし、いずれの場合も、ショートカットを開いて、他の人がどのように使用しているかを確認することができます。
これはあなたの仕事を助けるためのものです
ショートカットは、それ自体が仕事になるべきではありません。ショートカットは、Mac、iPhone、iPadをより効率的に使うために存在します。
こういったものを作るのはとても面白いです。ショートカットを見つける喜びももちろんですが、Appleデバイスがアプリや書類を勝手に開いてくれるのを知りながら、コーヒーを飲みに行くのはさらに楽しいものです。
