Appleは、iCloudを使って2人が同時に同じドキュメントを共同作業できると何度も宣伝してきました。しかし、社内では共同作業はあまり重要視されていないようです。もし重要視されていたら、Appleの社員は間違いなく、欠けている大きな機能を修正していたはずです。
長年にわたり、Appleのクラウドサービスに対する私たちの関係は、憎しみと憎しみの対立から、愛憎の対立へと変化してきました。そして今、私たちがこのサービスに完全に夢中になる日が来ることを予感させています。その時、私たちは愛し合っていると感じるか、あるいはむしろ当たり前のこととして捉え、全く気に留めなくなるでしょう。しかし、今はそうではありません。
公平に言えば、iCloud は実に多くの点で優れています。しかし、iCloud には一つだけ大きな欠点があり、それだけでも Dropbox を使うべき理由になります。
iCloudではフォルダを共有できません。Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDriveのように共有できません。共有するには、Dropboxを利用した回避策を使うしかありません。
共有フォルダはあまりにも大きな欠落で、初めて気づいた時は自分が間違っていたと確信するでしょう。Appleは、人々が書類を楽しそうに共有し、同時に作業している様子を頻繁に見せているだけになおさらです。しかし、これは違います。それは書類に関する話です。共有した書類を個別に共同作業することはできますが、会計士といつでも使える請求書フォルダを作ることはできません。
回避策
本当に必要なのは、あなたとあなたが選んだ人が一緒に使えるフォルダです。同僚がそれぞれ管理する別のフォルダと連携して、常に最新の状態に保たれたフォルダを作成できれば、さらに便利です。
あなたのフォルダをiCloudに保存し、相手はそれぞれのフォルダを好きな場所に保存できますが、両者ともDropboxを仲介として利用する必要があります。また、Hazelを使用している必要があります。このユーティリティにはiOS版やPC版がないため、どちらもMacを使用している必要があります。
iCloud Drive に存在しないドキュメントを共有しようとするとエラーが発生する
Hazel はフォルダーを監視し、フォルダー内で何かが追加または変更されると、アクションを実行して指示された処理を実行します。
まず、どのフォルダーを監視するかを伝える必要があります。
iCloud Driveにフォルダを作成し、同僚にも自分のiCloud Driveか別の場所にフォルダを作成するように伝えます。そして、Dropboxに3つ目のフォルダを作成して、同僚と共有します。このDropboxフォルダは、ファイルを相互に受け渡すための配信メカニズムとして機能します。
なので、一時的なものだと分かるような名前を付けましょう。Dropbox の容量がいっぱいになった時に、問題なく削除できるような名前です。私たちは「トランスポートバッファ」と呼んでいます。
次に、HazelにこのトランスポートバッファフォルダをiCloudのフォルダと同期するように指示します。同僚にもDropboxフォルダで同じ設定をしてもらうように伝えましょう。
今後は、iCloud フォルダにファイルを追加するたびに、Dropbox にコピーされます。同僚の Dropbox フォルダにもファイルが表示されるので、同僚の Hazel で同じファイルを好きな場所にコピーできます。
Hazelを使用して他のフォルダを同期する
同期とコピーの他の組み合わせも存在しますが、最終的にはすべてのファイルが期待どおりの場所に配置されることになります。
無意味
しかし、なぜDropboxのフォルダを1つだけ使って済ませないのか、不思議に思う人もいるでしょう。その理由は理解できますし、まさに人々がiCloudではなくDropboxを選ぶ理由でもあります。
設定が面倒な上に、このプロセス全体を通して頼りになるのはHazelだけです。あなたや共有相手が誤ってフォルダ内の間違ったファイルを編集してしまうと、システムが機能しなくなります。2人が同時に同じファイルを編集している場合、Hazel、Dropbox、iCloudなどが競合を検知してくれるかもしれませんが、私たちはそれに賭けるつもりはありません。
しかし、共有することと共同作業は別物です。多くのファイルを共同作業する場合、この回避策を使えば、少なくともすべてが同じ場所に保管されます。
それでも、おっしゃる通り、iCloudのこの点だけはAppleにぜひ変更していただきたいです。共有するフォルダを指定して、個別のドキュメントと同じくらい簡単に共有できるようにしてほしいです。
ドキュメントの共有
実際、個々のドキュメントを共有する方が、ある意味では簡単かもしれませんが、特定のファイルで設定してしまえば、非常にうまく機能します。
問題は設定時、つまり文書を他の人と共同作業したい時に発生します。必要な手順はシンプルで、もっと良い方法を知っていると言えば嘘になりますが、いくつか問題点があります。
1つは用語の問題です。macOSで動作する多くのアプリには現在共有機能が搭載されていますが、iCloud経由で共同作業ができるのはAppleのiWorkアプリだけです。
NumbersやKeynoteでも同様のことができますが、使い方の例としてPagesで文書を開いてみましょう。メニューバーの 「共同作業」ボタンをクリックします。
ドキュメントを共有する相手を選択する
表示される「ユーザーを追加」ダイアログは、Macごとに見た目が異なります。これは、インストールされているアプリに関連するオプションが含まれているためです。ただし、最初の4つは常にメール、メッセージ、リンクをコピー、AirDropです。
一見するとシンプルに見えます。例えば、 「メール」または「メッセージ」をクリックして、誰かを共同作業に招待したい旨を伝えます。「共有」をクリックすると、Macで新規メールまたは新規メッセージが開き、対応できるようになります。
ただし、代わりに「リンクをコピー」または「AirDrop」をクリックすると、「共有」ボタンをクリックする前に、メールアドレスまたは電話番号を追加するように求められます。
AirDrop を選ぶ最大のメリットは、隣に立っている人に AirDrop で送信できることですが、そのためには相手の電話番号が必要です。また、「リンクをコピー」を選ぶ最大のメリットは、グループメールで 10 人以上にリンクを送信したいのですが、少なくとも 1 人は入力する必要があるからです。
自分のメールアドレスを入力する必要はありません。入力したアドレスが自分の連絡先カードに登録されている場合は、承認されますが、「共有」ボタンはグレー表示のままになります。
乱雑な
「メール」をクリックし、「共有」をクリックします。すると、「メール」画面が開き、宛先を指定して送信する招待メールが表示されます。
後は、その受信者が招待に応じるのを待つだけです。
ドキュメントの共同作業への招待が受信者にどのように表示されるか
ただし、MacとiOSの両方で、あなたと共同作業者が同じバージョンのアプリを使用している必要があると表示されます。つまり、Pagesドキュメントを共有した場合、受信者もPagesを使用し、適切なバージョンを使用している必要があります。
それは決して不合理ではありません。ある人がPagesで文書に書き込み、別の人がWordで作業している状況は奇妙でしょう。
ただし、受信者がまだ iOS 11 を使用している iPad ユーザーだとします。その場合、ドキュメントを読むには Pages を最新バージョンにアップデートする必要があるという通知が表示されます。
通知にはアップデートボタンも表示されるので、タップするとApp Storeに飛びます。ところがApp Storeからは「いいえ、すでに最新バージョンをインストール済みです」と表示されます。
見た目ほど役に立ちません。このエラーは、iOSのアップデートも必要であるという事実を隠しています。
両者とも最新バージョンのiOSまたはmacOSを使用している必要があるという点が欠けています。相手はiOS 11で実行できる最新のPagesを使用しているというだけでは不十分です。
それを説明する
このプロセスを通じて話し合うのが難しい人々がすでに思い浮かぶでしょう。
Appleは最新バージョンのビジネスでもっと力を入れるべきであり、「人を追加」ダイアログも間違いなく改善できるはずです。しかし、これらの問題を除けば、原理はGoogleが長年使用してきたものと全く同じです。
やり方が違うのは、Googleがどこでも使えるという点だけです。誰かが送ってきたドキュメントを共同作業するには、Googleアカウントが必要で、相手が自分のGoogleドライブにそのドキュメントを作成している必要があります。
Googleアカウントをお持ちでない場合は、作成の手順に沿って進めていくだけで結構です。Googleは喜んでお手伝いいたします。手順に従っていただければ、ソフトウェアのバージョンを気にする必要も、他のユーザーがどのようなデバイスを使っているかを考える必要もありません。
厳密に言えば、iCloud を使用すると、Mac、iOS、PC 間で共同作業できるため、デバイスに関する最後の懸念から解放されるはずです (ただし、ユーザーがicloud.com を使用している場合)。
iCloud.com で共有されたドキュメントの表示
このサイトは素晴らしいです。Pages、Numberなど、PCのブラウザで使えるフル機能版が揃っています。私たちもプレゼンテーションにKeynoteを使っているので、その使いやすさと完成度の高さを実感しています。
ただ、iCloud.com を使っている人がどれだけ少ないのか、数字で示してもらえると嬉しいです。Apple ユーザーならデバイスにアプリがインストールされているはずなので、オンラインアプリを使うメリットはありません。それに、PC ユーザーなら icloud.com なんて聞いたこともないかもしれません。
したがって、実際には、同僚がどのようなデバイスを使用しているかを考慮し、セットアップについて話し合うことを常に考える必要があります。
しかし公平に言えば、両者が共同でドキュメントを作成する場合、iCloud はそれを非常にうまく実行します。
Appleのプレゼンテーションで2人で共同作業しているとき、とても華やかに見えます。また、グループで作業する際に、1つのドキュメントを中央に配置して全員で作業する必要があるときにも非常に便利です。
しかし、この機能を提供し、一見より単純な共有フォルダを否定するということは、コラボレーションが iCloud がまだ苦手とする領域の 1 つであることを意味します。
