長年使われてきたTo Doアプリは水曜日にアップデートされ、コア機能が再設計されてパワーとシンプルさが増し、近々Webバージョンもリリースされる予定だ。
一見すると、iOS版OmniFocus 3は斬新なデザインと新機能を備えていますが、その裏には10年前のリリース以来、最も抜本的な刷新が隠されています。これはOmniFocusの動作原理を根本から変えるほどの大きな変化ですが、その違いは新規ユーザーにも長年のユーザーにも魅力的に映るでしょう。ただ、慣れるまでには少し時間がかかるかもしれません。
OmniFocusは、デビッド・アレンの非常に効果的な生産性向上法「Getting Things Done（GTD）」を実践するのに最適なアプリの一つです。しかし、この新バージョンでは、GTDのコンテキストをMacやiOS風のタグに置き換えることで、GTDシステムから一歩離れています。
以前は、To Doタスクを入力する際に、そのタスクを実行する場所、必要なツール、その時点で一緒にいる人などを説明する単一のコンテキストを設定できました。例えば、「税金の差し押さえについてレイチェルに電話する」というタスクであれば、「電話」というコンテキストや「レイチェル」というコンテキストを設定できます。
予期せず電車を 30 分待たなければならなくなったとき、OmniFocus に電話をかけられるかどうかだけを表示するように指示することができます。
このコンテキストというアイデアはうまく機能し、OmniFocus の10年間は問題なく機能してきました。しかし、タスクごとにコンテキストを1つしか設定できなかったため、慎重に選択する必要があり、多少の手間がかかりました。
例えば、レイチェルが職場の同僚だとしましょう。今すぐ電話をかけなければならないほど重要なタスクもあれば、会うたびに伝えれば済むタスクもあるでしょう。しかし、タスクの中には「電話」や「オフィス」といったコンテキストを与えている場合、レイチェルに伝えたい内容をすべて2つの場所で確認する必要があることを覚えておく必要があります。
賢明にも「レイチェル」のコンテキストを作成した場合、それは素晴らしいことですが、どれが緊急なのかわからなくなります。
そして、二人でグルピートというアシスタントを共有していると想像してみてください。あるタスクについて、グルピートと相談したい時もあれば、レイチェルと相談したい時もあり、二人で相談したい時もあるでしょう。
新しいタグ付けシステムでは、「税金の差し押さえについてレイチェルと話す」というToDoを作成し、「電話」、「オフィス」、「レイチェル」というタグをそれぞれ1つずつ付けることができます。さらに「グルピート」というタグも追加します。必要に応じて「緊急」というタグも追加できます。
タスクを後で簡単に検索したい場合は、タグを使用してください。使用できるタグの数に制限はありません。OmniFocus は、単一のコンテキストから、処理できる限り多くのタグに対応できるようになりました。
しかし、これは問題です。新しいタグを簡単に作成できるため、タグの数が増えすぎて圧倒されてしまう可能性があります。「請求書」というタグと「請求書」というタグ、あるいは「クライアント」と「クライアント」や「顧客」というタグを作成するかもしれません。制限に縛られなければ、役立つ制限もありません。
これももっとうまく処理できるはずです。現状では、今日「レイチェル」という新しいタグを作成して、翌週は忘れてしまったとしても、全く同じタグを作成することを妨げるものは何もありません。実際、同じ名前のタグを2つ以上作成することは可能です。
OmniFocusは、入力時にあなたが何を求めているかを非常に正確に予測します。例えば、新しいタスクを入力しているときに「タグ」をタップすると、「レイチェル」と入力し始めた瞬間に、OmniFocusは一致するすべてのタグを表示します。しかし、タグを作成する際にも、同じ知能が利用できるはずです。
OmniFocus はタグなしでも簡単に使えますが、タグを最大限に活用するには OmniFocus Pro を購入する必要があります。これにより、「パースペクティブ」と呼ばれるものを作成できるようになります。これは、To Do タスクを独自の視点で見ることができる機能です。これは、よく行う操作を保存した検索機能のようなものです。
同僚と共有アシスタントの例では、彼らと行うすべてのタスクをリスト化したパースペクティブを作成できます。そして、そのパースペクティブをOmniFocusのボタンにすることで、必要な情報にワンタップでアクセスできるようになります。
展望
パースペクティブはOmniFocusの最も便利な機能の一つであり、新しいタグ付けシステムによって既にさらに強力になっています。さらに良くなるでしょう。OmniFocusによると、この機能にさらに機能を追加する予定です。最も便利な追加機能は「Or」機能です。これは、RachelまたはGurpeetのどちらか一方にタグ付けしたタスクのみを表示できる機能です。
現状でも、タスクが多すぎることや、ルールだけでなくネストされたパースペクティブを構築できることで、細かな作業に迷い込む可能性があります。コンテキストの置き換えがOmniFocusの動作における一つの哲学的変化だとすれば、もう一つ別の変化があり、それはアプリのStandard版とPro版の両方に当てはまります。
この新バージョンは、より強力な機能を提供しつつ、それらを隠蔽することを明確に目指しています。つまり、タグを駆使して自由に使いこなせる一方で、タグについて深く知る必要はなく、実際に必要になるまではタグについて何も知らなくても大丈夫です。
同様に、OmniFocus には繰り返しタスクを入力するための新しいシステムが搭載されていますが、デフォルトでは表示されません。日常生活で行うタスクのほとんどは繰り返しがないため、タスク入力の標準フォームには繰り返しに関する記述すらありません。
何かを繰り返す場合や、基本的な To Do 入力フォーム以外の操作が必要な場合は、画面の右側にある [詳細を表示] ボタンをタップします。
これにより、「繰り返し」などの行情報が追加されます。それでも、表示されるのは「繰り返しなし」です。それをタップしてからスライダーボタンをタップすると、一連のオプションが表示されます。
実際には、これは 1 ステップ多すぎるように感じます。必要なときにまで機能が隠されているのは素晴らしいことですが、「繰り返し」をタップして、さらにスライダーをタップして、積極的に選択する必要があるのは不必要に思えます。
ただし、これを一度実行すると、「毎月第 1 木曜日」などの繰り返しを設定できるようになり、特に簡単になります。
Omni Groupは、必要な時まで詳細を隠すことを「段階的開示」と呼び、To Do入力フォームのような画面を「フレキシブルインスペクタ」と呼んでいます。いつでも新しいタスクを入力したり、既存のタスクを確認したりして、表示する詳細レベルを選択できます。
これらすべてにより、OmniFocus は強力かつ十分にシンプルになり、新しいタスクを 1 つ入力するときや、既存のタスクの詳細を検索するときにすばやく使用できるようになります。
しかし、通常は全体像を見ています。時には一連のタスク全体に変更を加えたい場合もあるでしょうし、一日の残りの予定がどうなるかを確認したいだけの場合もあります。
OmniFocus 3 for iOS には、これら両方の問題に対処するための2つの新機能が搭載されています。何か予定が入って、27個のタスクを来週まで実行できないことが分かっている場合、各タスクをタップして選択し、すべてのタスクの日付を一度に変更できます。Macでは以前からこの機能はありましたが、iOSでは新機能です。
同様に、「予測」ビューでカレンダーの表示方法が変更されたため、今日期限が迫っているすべてのタスクを一目で確認し、状況の見通しを把握しやすくなりました。
To Doアプリはカレンダーではなく、カレンダーもTo Doアプリとは異なりますが、OmniFocusではタスクだけでなく予定も表示できるという便利な機能が長らく存在してきました。以前は、その日のタスクの下部に小さなパネルが表示されるだけでしたが、今ではタスクリスト内にイベントが表示されるようになりました。例えば、月曜日の午前9時にたくさんのタスクを設定しているのに、午前10時に役員会議がある場合、OmniFocusで両方のタスクが一緒に表示されるので、何かをキャンセルする必要があることがわかります。
これらの調整に加え、OmniFocus 3 for iOS では、各タスクの表示スペースが広くなった新しいデザインを採用しました。左が以前のバージョン、右が新しい OmniFocus 3 for iPhone です。iOS デバイスによっては、新しいバージョンでは画面に表示されるタスク数が以前より 2 ～ 3 個少なくなっています。慣れるまでには時間がかかりますが、長いリストが圧迫感を感じにくくなり、1 日のストレスが少し軽減されるという不思議な効果もあります。
新しいデザインは、適度なシンプルさを保ちながら、新機能や改良機能の追加に成功しています。ただし、すべての機能が維持されているわけではありません。iPhoneでは、以前は現在地の地図を呼び出すと、そこで実行できるタスクが表示されていました。例えば、食料品のタグを持っていれば、最寄りのスーパーマーケットすべてにピンが立てられるのです。
OmniFocus でタスクを実行できる近くの場所を一覧表示することはできますが、マップビューは表示されなくなりました。
報道によると、状況は変わる可能性があるとのことですが、確実に変わるのは、新しいデザインに一時的な問題があることです。それは、OmniFocus の iOS 版と macOS 版が現在一致していないことです。これは今年後半に OmniFocus for Mac がアップデートされると改善される予定ですが、しばらくの間、タグに関する問題が発生します。
OmniFocus 2 for Macはコンテキストは引き続き使用できますが、タグは認識しません。タスクに割り当てられた最初のタグを認識し、それをコンテキストと呼びます。しかし、他のタグは認識できないため、iOSのようにMacでパースペクティブを構築することはできません。幸いなことに、他のタグは認識されない場合もありますが、保存されるため、iOSデバイスに戻ったときにも表示されます。
OmniFocusは現在もiOSとMacのみで利用可能ですが、これも変更されます。Windows版やAndroid版のリリース予定はありませんが、同社はWeb版のリリースを計画しています。OmniFocusの完全なオンライン実装ではありませんが、職場でPCを使用しているユーザーがOmniFocusのToDoリストを常に把握できるようになります。
このウェブ版はサブスクリプションサービスとなり、価格や提供時期はまだ発表されていません。ただし、iOS版OmniFocus 3も、近々リリースされるMac版もサブスクリプションサービスではありません。どちらもApp Storeから2週間無料でダウンロードしてご利用いただけます。
トライアル期間中は、Standard版とPro版を自由に切り替えてご利用いただけます。トライアル期間終了後は、どちらか一方または両方のロックを解除するには、アプリ内購入が必要となります。iOS版OmniFocus 3のStandard版は39.99ドル、Pro版は59.99ドルです。
既存ユーザーの方は割引が受けられます。さらに、今スタンダード版を購入して、プロ版に移行する際に差額を支払うだけで済むという賢い方法もあります。
