頻繁に行うタスクを自動化して、Macを余計な出費なく効率的に働かせる方法

Apple の強力な Automator や AppleScript ツールを使う前に、Mac は時間を節約し、毎日の作業をスピードアップすることができます。

忙しすぎてMacの自動化に取り組めない ― すでに「自動化」という言葉を使っていますが。このテーマに熱中すると、その言葉に目を向けたくなります。でも、そうでない時はプログラミングみたいで、それでいいと思うかもしれませんが、時間がないのです。

自動化は時間を節約します。さらに、繰り返し行う必要がある雑用をなくしたり、少なくとも軽減したり、それらの雑用でミスを起こさないようにしたりといった効果もあります。しかし、何よりも重要なのは、自動化によって膨大な時間を節約できることです。

今は多少の出費は覚悟しなければなりませんが、すべては後々ずっと多くの時間を節約するためにあります。Macを設定しておけば、何かを始めたら自動的に完了してくれます。

あなたはMacを使っている

Macはこうした自動化のために作られています。WindowsにはないMac用のサードパーティ製ツールがあるだけでなく、AppleはmacOSに既に多くの機能を搭載しています。

ここで紹介した内容をより深く理解するために購入できるツールについては、別の機会に改めて説明しますが、今回はMacに付属しているものだけを使って説明します。無料のAutomatorとAppleScriptはまだ触れません。ここでは、既に使っているMacツールの中で、さらに自動化できるものだけを見ていきます。

スポットライト

Spotlightはあまり評価されていません。Mac内のファイルを検索するツールであることは既にご存知でしょうし、Web検索もSpotlightでできることもすぐにお分かりになったでしょう。

ただし、一部のウェブ検索はそこで終了することもできます。ウェブサイトを見つけて読むのではなく、Spotlightが答えを教えてくれます。Commandキーとスペースキーを押してSpotlightを起動し、「天気」と入力してください。

これで正式には、どこにいても地域の天気予報が手に入り、Spotlightのウィンドウに表示されるはずです。もしあなたが天気予報マニアで、「天気」という名前が付いたアプリをたくさんインストールしていたり​​、降水量に関するドキュメントをたくさん書いていたりするなら、Spotlightは代わりにそれらのアプリを最初に表示してくれるかもしれません。

もしそうなら、もう少し入力してください。例えば「ニューヨークの天気」と入力すれば、天気予報が表示されます。

これで情報を調べる手間が省けますが、Safariは自動的に計算してくれます。Command+スペースキーを押しながら「99+101」と入力すると、Spotlightが「= 200」を追加します。次にCommand+Cキーを押し、別の場所をクリックして作業中の場所に戻り、Command+Vキーを押します。

Mac は、その「200」の結果を現在のドキュメントに貼り付けます。

同様に、サッカーチームのスコアを検索したり、外国通貨で何かを入力すると、Spotlightが現在の米ドル換算値を表示します。そして、その結果をコピー＆ペーストすることも可能です。

これらはどれも本当に小さなことですが、ウェブで探す手間が省けます。つまり、気を散らされることも防げるのです。

毎日使うアプリ

夜にMacの電源を切るのが苦手な方もいるかもしれませんが、その理由の一つは、必要なアプリを全部開くのに時間がかかるからです。Macの電源を切る代わりに、必要なアプリを開くように指示しましょう。

システム環境設定を開き、「ユーザとグループ」を選択します。左上の列にある自分の名前をクリックし、「ログイン項目」を選択します。次に、左下の鍵アイコンをクリックしてパスワードを入力し、本人確認を行います。ここで奇妙な点として、クリックする鍵アイコンがあるのですが、なくてもログイン項目の追加は可能です。ただし、後でそのアイコンをクリックしてロックを解除するまで、ログイン項目がリストに表示されないことがあります。これは不規則です。

ログイン項目のリストは人それぞれです。私たちのリストには、自動化ツールが豊富に追加されています。ただし、このリストにはどんなアプリケーションでも追加できます。リスト下部のプラス記号をクリックすると、アプリケーションフォルダに移動できます。追加したいアプリケーションをクリックして「追加」をクリックすれば完了です。

これからは、Macを起動するたびに、そのアプリケーションが自動的に開きます。このように追加できるアプリの数に制限はありませんが、念のため、できるだけ数個にしておきましょう。Macに問題が発生して何度も再起動しなければならなくなった場合、この時間節約機能は驚くほど面倒なものになります。なぜなら、これらのアプリが何度も起動するのを見なければならないからです。

実際には、全く見る必要はありません。リストをもう一度見てみると、「非表示」という見出しの下にチェックボックスがあります。それをクリックすると、アプリは自動的に開きますが、画面には表示されません。

つまり、それはそこにあり、準備が整っていて、邪魔にならないだけです。

システム環境設定を開いている間

ロックアイコンをクリックすると、誰かがあなたのログイン項目にアプリを追加するのを阻止できます。その後、システム環境設定のメイン画面に戻り、「キーボード」をクリックします。

表示された画面で、「ショートカット」をクリックします。左側にオプションのリストがありますので、一番下の「アプリのショートカット」を選択します。

ここでは、使用しているアプリすべて、あるいはすべてのアプリにキーボードショートカットを追加できます。この例では、Pixelmator Proでドキュメントの名前を変更する必要があることが何度も発生しています。そこで、新しい名前を入力する前に「ファイル」メニューから「名前の変更」を選択するのではなく、キーを押すだけで済むようにしたいのです。

プラス記号をクリックすると、すべてのアプリケーションのリストが表示されます。一番上には、すべてのアプリのショートカットを作成するオプションがあります。ただし、作成しようとしているショートカットによっては、すべてのアプリで機能するとは限りません。

ドキュメント名を変更するようなツールは、おそらくあらゆる場面で使えるでしょう。しかし、WordとPhotoshopの両方でテキストスタイルを変更することはできませんし、ExcelでRGBからCMYKに変更することもできません。

「すべてのアプリケーション」を選択するのではなく、時間をかけて 1 つだけ選択してください。

すると、macOS は、アプリに何を実行させたいか、またどのキーボードショートカットを使用したいかを尋ねるポップアップ ダイアログを表示します。

最初の部分は正確かつ限定的です。必要なアプリのメニュー項目の名前を正確に入力する必要があります。これは最終的にクリックするメニュー項目です。つまり、この場合は「ファイル」ではなく「名前の変更」です。また、「名前の変更」の省略記号にも注意してください。メニュー項目に省略記号がある場合は、ここに3つの点を入力する必要があります。

問題は、この制限です。キーボードショートカットを作成すれば、メニューをたどって必要なコマンドを選択する手間が省けますが、実行できるのはメニューコマンドだけです。

たとえば、Pixelmator Pro では、画像のサイズをピクセルで表示するかパーセントで表示するかを常に切り替えますが、これはメニュー コマンドではなくドロップダウン オプションであるため、キーボード ショートカットを作成することはできません。

というか、サードパーティの自動化アプリがなければこれを行うことはできません。これについては別の機会に説明します。

このダイアログポップアップの2番目の部分、つまりキーボードショートカットを入力する部分には、ちょっとした制限があります。カーソルがそのボックス内にある場合、入力したキーはすべてショートカットとして設定されます。そのため、もしシステム環境設定の設定を一旦変更して、システム環境設定を終了したとしても、macOSはCommand+Qを「名前変更」として扱うように設定してしまいます。

キーボードショートカットについて

システム環境設定のキーボード画面で、「テキスト」をクリックします。すると、 「置換」と「置換後の文字列」という見出しのリストが表示されます。

このセクションを初めて訪れた場合は、置換セクションに「omw」、置換後のセクションに「On my way!」という見出しが付いた非常に短いリストが見つかるでしょう。

Macを手に入れたその日から、Mac上のどのアプリケーションでも「o」「m」「w」の文字を同時に入力すると、自動的に「On my way!」というフレーズに変換されるか、少なくともそのように表示されるようになりました。「homework」とタイプミスしたことがあるなら、「hOn my way!ork」と入力してしまった理由がこれでお分かりいただけるでしょう。

これはテキスト拡張で、サードパーティ製のツールを使えばもっと高度な機能を使うことができますが、Macには基本的なシステムが搭載されています。あらゆるテキスト拡張システム、あらゆるツールは、すべて同じように動作します。つまり、入力した文字と、それを何に置き換えたいかを伝えるだけです。

これは自動修正のように機能しますが、誤って入力された単語を macOS が想定した意味に置き換えるのではなく、トリガー文字を事前に決定した単語または文に置き換えます。

Beiderbeckeのように、いつもスペルに困ってしまう単語や名前に使っています。それよりも、メールアドレスや電話番号のように、つい忘れてしまったり、何度も入力しなくてはならなくなるようなものに使うことが多いです。

このリストに何かを追加するには、プラス記号をクリックして、トリガーとして使用する文字と、それらを置き換えたい文字を入力してください。「ちょっと待って！もう！」という問題を避けるには、文字の列をxのような通常とは異なる文字で始めてください。例えば、メールアドレスを入力する際、Macではx、e、mの文字を入力するたびに、文字全体を書き出すように設定しています。xは単語の途中で入力してしまうのを防ぐためで、emはメールアドレスの文字です。

時間の経過とともに変更が必要になる場合があります。以前は「xr」と入力するたびに特定のフレーズが読み上げられていましたが、AppleがiPhone XRをリリースした際に問題が発生しました。

また、最近パスポートオフィスで手書きのフォームに記入していたのですが、メールアドレスを記入する欄に「xem」と手書きしてしまいました。

フォルダとファイル

メールアドレスを入力したり、アプリを開いたりする時間よりも、書類を探して開く時間の方が長いでしょう。仕事内容によっては、異なるアプリケーションで作成され、業務の全く異なる要素に関係する書類が何十枚も存在するかもしれません。これらの書類に共通するのは、少なくとも数日間は何度も繰り返し見返すことになるということです。

過去数日間作業したすべての書類を表示するフォルダを1つ作成します。Finderで「ファイル」メニューを開き、「新規スマートフォルダ」を選択します。

空のフォルダのように見えますが、その中に検索バーがあります。そのバーの右端に「保存」ボタンとプラス記号があります。プラス記号をクリックしてください。

これで、名前の 一致で始まり、入力するための空白スペースで終わる検索オプションが表示されます。

名前と一致はどちらもドロップダウンメニューです。名前をクリックし、表示されるリストから「最終閲覧日」を選択してください。

するとすぐに、「matches （一致）」がドロップダウンとスペースに置き換わり、入力欄が表示されます。これはMacに、過去数日間に開かれたすべての文書を検索するという指示を与えることになります。日数ボックスに「2」と入力すると、macOSが検索を開始します。

昨日から作業したすべてのドキュメントがこのフォルダに保存され、どれでも開くことができます。開く前に、右上のプラス記号の横にある「保存」ボタンをクリックしてください。macOSのデフォルトの保存場所に保存することも、デスクトップなど任意の場所に保存することもできます。

保存するとすぐに、すべてのFinderウィンドウにそのエントリが表示されます。各Finderウィンドウの左側にあるお気に入りフォルダのリストの下に表示されます。

クリックするだけで使えます。例えば、過去7日間に変更したい場合は、Finderウィンドウで右クリックし、「検索条件を表示」を選択します。

これで、現在作業中のすべてのドキュメントとファイルが1つのフォルダにまとめられました。「全部あるように見える」と表現している点にご注目ください。これはフォルダのように見えますが、実際にはそうではありません。検索結果です。ドキュメントは、あなたが開いたままの場所にそのままあります。

しかし、これはさらに素晴らしいことです。なぜなら、このスマートフォルダからドキュメントを開いて変更を加えることができるからです。その後「保存」を押すと、元の場所に最新バージョンのドキュメントが保存されます。

クイックアクション

macOS Mojaveの新機能として、クイックアクションを使ってFinderでより直接的に操作できるようになりました。例えば、画像をクリックして回転させるといった操作ができるようになりました。プレビューやAffinity Photoで画像を開く必要はなく、Finderに回転したい旨を伝えるだけでOKです。

Mojaveにはいくつかのクイックアクションが付属していますが、独自のクイックアクションを追加することもできます。Appleはこれを非常に簡単にしていますが、まだAutomatorやAppleScriptの領域に踏み込んでいるようです。

これらはAppleが長年提供してきた2つの強力な自動化ツールです。AppleScriptは習得が難しいものの、最も強力です。Automatorは機能が限られていますが、使いこなしやすいです。iOSでSiriショートカットを使ったことがあるなら、Automatorはすぐに使いこなせるでしょう。

Automator や AppleScript をまだ使用しなくても、作業をスピードアップし、現在実行しなければならない面倒な検索や保存の一部を削減するのに十分な自動化ツールがすでにあります。