新型コロナウイルスの感染拡大が続く中、在宅勤務を余儀なくされた場合の具体的な対処法をご紹介します。しっかりと準備をしておけば、オフィスに戻りたくなくなるかもしれません。
新型コロナウイルスの流行が早く収束することを願う一方で、企業は今、従業員に在宅勤務を導入する選択肢を真剣に検討しています。もし企業がまだ在宅勤務を導入していないとしても、あなたは導入しているかもしれません。そして、私たちが彼らを説得するお手伝いができるかもしれません。
AppleInsiderの私たちの多くは、数十年にわたり自宅オフィスでフリーランスライターとして働いてきました。そこでのビジネス運営は状況が異なりますが、私たちはベストプラクティスを積み重ね、そしてあらゆる失敗も経験してきました。
新型コロナウイルスの影響でこのような状況に陥っているのであれば、自宅待機になる前に準備を始められるというメリットがあるでしょう。たとえ休業の決定が突然だったとしても、準備は必要です。ただ、在宅勤務の開始と同時に行う必要があります。システムの構築、必要なものの確保など、これらはすべて、普段通りの仕事と並行して行うことになります。在宅勤務を円滑に進めるには時間がかかることを会社も理解しているはずですが、事前にできる限りの準備をしておくことが賢明です。
知っておくべきこと、実行する必要があることは次のとおりです。
在宅勤務の準備方法
まず第一に、在宅勤務をするために会社から何が必要かを検討しましょう。具体的には、普段オフィスで利用している情報、データ、共有リソースなどです。
社内の全員が共有ネットワークドライブを使用している場合は、IT部門にリモートアクセスについて問い合わせてください。Slackなどの社内メッセージングシステムを使用している場合は、ログイン情報とパスワードを必ず手元に用意しておきましょう。
ローカル ハード ドライブに会社の機密データが保存されることは間違いないので、セキュリティについても IT 部門に確認してください。
ローカル ハード ドライブについて言えば、バックアップ プランを用意するタイミングがあるとすれば、それは今です。
何十年も前からこうやってるって言ったでしょ。初代Macintosh LCと古めかしいPowerBookに注目してください。髪型は気にしないでください。
これは一時的な異動なので、社内ネットワーク上のすべての情報にアクセスする必要はないかもしれません。しかし、他の社員と共同作業することになり、彼らもすでに帰宅しているので、連絡先を必ず確認しておきましょう。
自分だけのオフィスワークスペースを作る
はい、キッチンテーブルでできます。リビングルームの一角、あるいは寝室でさえ、オフィスに変えることができます。どうしてもそうしなければならないなら、そうするしかありません。しかし、たとえ一時的な在宅勤務であっても、ワークスペースをずらすのはストレスになります。仕事に影響し、健康にも悪影響を及ぼす可能性があります。
したがって、夕食のためにキッチンテーブルを用意するために iPad を持ち上げたくなったり、MacBook Pro を充電する必要があるときに家族の Xbox の電源を抜いたりすることなく、何時間でも作業できる場所を見つけてください。
理想的には別室が必要ですが、一時的な場合は難しいかもしれません。たとえ数日間だけでも、仕事場をできるだけ快適で魅力的な空間にしましょう。
寒いガレージのぎこちない場所ではなく、自分が作業したいと思える場所にしましょう。必要なら、きちんとした家具、特に良い椅子にお金をかけることも重要です。
良い椅子を購入してください。ただし、椅子を置くための部屋を確保できないほどお金をかけないでください。
素晴らしい椅子に座っていても、MacBook Pro の前にかがみこんで 8 時間作業を続ける場合は、新しい外部モニターの購入も検討してください。
高価なものを買う必要はありません。本当に良いテレビでも十分かもしれません。数日後に仕事に復帰することになった場合、そんなお金を使うのはもったいないですが、それは一生役立つものでもあります。
何を購入したとしても、領収書はすべて保管しておきましょう。米国の税法には自宅オフィスの経費に関する特例措置があり、一部の地域では自宅オフィスに対する固定資産税の控除が認められています。ただし、この部分については、対応すべき組み合わせが非常に多いため、ご自身で判断していただくことになります。
あなたは一人じゃない
家族にも話しましょう。でも、たいていは理解してもらえないこともあるということを覚悟しておきましょう。信じてください、この気持ちは変わりません。あなたはそばにいて、いつでも対応できるのですから。
あなたにできる最善のことは、最初から自分が何時に働いているのかをはっきりと伝えることです。そして、それを破らないようにしましょう。浴室の蛇口を修理するのに5分で済むなどと決めつけてはいけません。実際にはできないのですから。ましてや、家族に「できる」とか「やりたい」などと言わないことです。5分以上かかることになり、その分の代償を払うことになるでしょう。二度と「働いている」と言い張ることができなくなるのです。
家族はどんなに素晴らしい人でも、この状況を見ることはないでしょう。でも、あなたは働いていますし、これは仕事です。在宅勤務は休暇ではありませんし、通勤が省けるとしても、それが唯一のメリットでしょう。
私たちが、あなたに特定の勤務時間を守るよう強く求めているのは（あなたの仕事にはより柔軟な働き方が求められるかもしれないことは理解していますが）、少なくとも部分的には、私たちがあなたの非勤務時間について非常に厳格にこだわっているからです。
何時間でも働けるように、そして一日の終わりには仕事から離れて過ごせるように、できることは何でもしてください。
だからホテルのテレビにはHDMIケーブルが付いているんです。正直に言うと、便利なボトルウォーター以外は、どれもおすすめできません。
部屋と一日を区切る
仕事が終わったらすぐに立ち去るという習慣は、在宅勤務者が最初に放棄するものです。一日の終わりに仕事を閉じて、明日まで見ないようにするのは、非常に難しいことに気づくでしょう。
私たちは、自らが説くことを十分に実践していないという重大な罪を犯しています。それはあまりにも困難なため、私たちと同じように、皆さんも時々失敗するでしょう。しかし、それをより多く実践すればするほど、皆さんの精神面、身体面の健康、そして仕事の質が向上します。
これは、自分の機器を使っている場合は特に難しいかもしれません。なぜなら、当然のことながら、仕事以外の様々な理由でその機器を購入したからです。会社のパソコンからログアウトしてオフィスを離れることはできますが、自宅のiPadを使っている場合は、iPadで作業している仕事から常に離れることができません。
自分の機器を使う
あなたのMac、MacBook Pro、あるいはiPadは、オフィスにあるものよりも高性能で新しいモデルである可能性が十分にあります。ぜひ楽しんでください。特に、いつも古いWindows PCに頼っているなら、以前よりも速く、より効率的に作業ができるようになったことを実感してください。
おそらく IT サポートは自分で行う必要があるでしょうが、Apple の機器を使用している場合は IT サポートはそれほど必要ありません。
繰り返しになりますが、これは一時的なものであることを願うばかりですが、会社が新しい機器の購入費用を負担してくれる可能性は低いでしょう。現実的に新しいMacBookを購入するのは無理かもしれませんが、他の機器の購入費用をいくらか捻出することは可能です。
今こそAirPodsやHomePodなどを買うべき時です。あるいは少なくとも、HomePodを書斎から持ち出して、パートナーのAirPods Proを借り、Apple Musicに登録するのも良いでしょう。
人それぞれ違いますが、どんな働き方を好むかに関係なく、勤務時間中は気が散ることがあります。音楽を聴くと、その邪魔をしなくて済みます。
騒がしいオフィスに慣れていて、隣の席の会話や電話を頭の中で遮断しているなら、音楽でその雰囲気を置き換えることはできません。しかし、静寂や、遠くで誰かの芝刈り機の音を聞くよりはずっと良いでしょう。
仕事の日
在宅勤務者がまず最初に諦めるのは、その日の仕事を終えるという考えですが、次に諦めるのは食事です。悪い習慣を始めてしまい、それを悪化させてしまう可能性が非常に高いのです。
その多くは食べ物に関係しています。例えば、キッチンが近くにあり、周りに誰もいない場合、一日中おやつを食べたくなってしまうでしょう。
Apple Watch を聞いてみましょう。
きっと机で食事をすることになるだろう。
やめましょう。定期的な食事は不可欠です。そして、仕事から離れて食べることは非常に重要です。iMacのキーボードの下にパンくずが入ったり、おそらくコーヒーで作業机が汚れたりするだけでなく、あなた自身にも影響があります。
食事をしたり消化したりするために、デスクから離れて時間を過ごす必要があります。本当にそうなんです。
同様に、デスクには常に水を置いておくようにしてください。
運動も大切です。普段の通勤では電車に間に合うように走らなければならないかもしれませんが、在宅勤務の場合はそうではありません。少なくとも1時間に1回は立ち上がって歩きましょう。Apple Watchがそうするように何度も指示してくるので、今こそ耳を傾けましょう。
オフィスを離れる
在宅勤務だからといって、自分が上司になるわけではありませんが、自由度は高まります。より多くの、より良い仕事をこなせるようになるのであれば、時々オフィスを離れましょう。
コーヒーショップには作家が潜んでいることをご存知でしょう。あなたも同じことができます。カフェのコンセントにつないで、ラテを1杯だけ買って一日中じっと我慢するのはやめましょう。Wi-Fiを使いながらAirPodsを装着したまま、画面に釘付けになって座っているのもやめましょう。
その代わりに、その場所を気分転換、そして心身ともに癒される場所として活用しましょう。人との触れ合い、賑やかな音や会話を聞き、そして特大サイズのホットチョコレートを味わうのも良いでしょう。
iPad、Apple Pencil、そして美味しい紅茶。もう会社のオフィスに戻りたくなくなるでしょう。
図書館を利用するのも良いでしょうし、天気が良ければ公園のベンチでも良いでしょう。もし短期間ではなく長期間にわたって仕事をするのであれば、そしてコロナウイルスの影響がなければ、自分でオフィスを借りることも検討してみてはいかがでしょうか。
多くの企業がこのようなレンタルスペースを提供しており、中にはコワーキングスペースとして提供しているところもあります。つまり、周りの人と一緒に仕事をしているわけではないかもしれませんが、そこにいる人たちは皆、一緒に仕事をしているということです。
仕事復帰の準備
車の鍵を探したり、コートのポケットから電車の定期券を探したりする必要があるかもしれませんが、それ以外はオフィスに戻る方が、仕事を離れるよりもずっと楽です。例えば、これまではリモートでネットワークドライブを使っていたのに、これからはちょっとだけ近くに座るだけで済むようになります。
新型コロナウイルスの問題が短期間で収束することを願う一方で、在宅勤務が企業にとって有益だと認識する企業が出てくることは間違いありません。たとえ企業がそう思わなくても、あなたはそう思うでしょう。
しかし、在宅勤務の継続を望んでいるのがあなたであろうと、彼らであろうと、これをより恒久的なものにしてしまうと、追加の問題が発生します。
確かに、通勤費はすべて節約できます（チケットは既に購入済みで、車も購入済みです）。しかし、暖房費と電気代は自己負担になります。さらに、会社側も諸経費を節約できます。
そして突然、考慮しなければならない重要な税務問題が出てきます。設備費や請求書の一部を控除できるなど、いくつかはメリットになるでしょう。
しかし、これは複雑な問題でもあります。例えば、先ほども述べたように、専用の部屋で仕事をする場合と、キッチンテーブルを借りる場合では税金に違いがあります。この点は確認が必要ですが、これも長期間にわたって仕事をする場合に限るでしょう。
そのような状況になった場合、会社側もどのように対応していくか計画を立てなければなりません。会社の協力を得て、給与の引き上げについて率直に話し合ってください。ただし、これは事態が収束してからの話であり、今は在宅勤務を自分にとって可能な限り有益なものにすることに集中する必要があります。
