ビデオ会議や通話が苦手な方も、そうでない方もいらっしゃるかもしれません。ZoomやSkypeでの会議を最大限に活用するためのヒントをいくつかご紹介します。
COVID-19の世界的なパンデミックにより、世界中の多くの従業員がテレワークや在宅勤務に移行しています。ご存知のとおり、この変化の大きな結果として、ビデオ会議ソフトウェアへの依存が高まっています。
ベテランのビデオ通話ユーザーでも、必要に迫られて Zoom をダウンロードしたばかりのユーザーでも、同僚との会議を関係者全員にとって少しでも快適にするための一般的なヒントをいくつかご紹介します。
正しい設定をしましょう
まず、安定したインターネット接続を確保しましょう。特に皆が家にいる今、混雑している環境では、イーサネット接続は無線接続よりもはるかに優れています。
ビデオ通話では、ウェブカメラの性能が非常に重要です。MacBookに内蔵されているFaceTimeカメラの画質が悪いため、専用のウェブカメラが最適です。
しかし、いざという時には、EpocCamのようなクロスプラットフォームアプリを使えばiPhoneをウェブカメラとして使えます。背面カメラは、MacBook Proの内蔵720pカメラよりもはるかに高画質です。
ウェブカメラの品質と性能は重要ですが、他にも考慮すべき点がいくつかあります。カメラやデバイスの配置は、見落とされがちな点の一つです。ノートパソコンをお使いの場合は、ビデオ通話の相手がずっとあなたの鼻先を見上げている状態にならないように、デバイスを目の高さに立てかけるようにしましょう。別途ウェブカメラをお使いの場合も、同じアドバイスが当てはまります。
「ウェブカメラモード」以外にも、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスは単体でもFaceTimeビデオ会議に使用できます。デバイスを構える際は、角度が不自然になったり、邪魔になったりしないようご注意ください。友人、家族、同僚は、あなたの額や顎だけでなく、あなたと話したいのです。
オーディオも忘れずに。ほとんどのノートパソコンは音質が悪く、デスクトップパソコンにはマイクが内蔵されていないことが多いです。内蔵マイク付きのヘッドセットか、別途デスクマイクを用意しましょう。ただし、16インチMacBook Proをお持ちの場合は、内蔵マイクでも十分でしょう。
どのような機器を使用する場合でも、スピーカーから音声を出力しないように注意してください。スピーカーから音声を出力すると、エコーやフィードバックの問題が発生する可能性があります。ヘッドフォンまたは前述のヘッドセットを使用してください。
テスト、テスト、テスト
1 冊か 2 冊の本を読めば、職場の同僚に嫌がらせを受けることはなくなるでしょう。
仕事で重要なビデオ会議に参加する前に、セットアップと接続をテストして、すべてがスムーズに動作することを確認する必要があります。
Zoom、FaceTime、Googleハングアウト、Skypeなど、ビデオ会議アプリの使い方に慣れておきましょう。基本的な機能の使い方をしっかり理解しておきましょう。
次に、ウェブカメラをテストしてみましょう。Macユーザーの場合は、Photo BoothまたはQuickTimeアプリを開くだけで、ビデオフィードとウェブカメラの設定が正常に動作しているかどうかを確認できます。
このタイミングで、背後の背景も確認してみましょう。何もない壁である必要はありませんが、邪魔にならず、不自然な背景がないようにするのがベストです。アングルだけでなく、背景に写っているもの（カメラに映したくないものも含む）も確認しましょう。少しでも不安な場合は、別の場所に移動しましょう。
音質のテストは少し難しいかもしれません。ビデオ会議ソフトを使って、友人や大切な人と会議をしてみてください。相手の意見を聞き、必要に応じて調整しましょう。
良いエチケットを実践する
完璧な角度というものはありませんが、位置を少し変えるだけでも違いが出てきます。
仕事でのビデオ会議は、プロフェッショナルなミーティングだと考えてください。家族や小さなお子様が家の中をうろうろしている場合は、邪魔にならないように境界線を設けましょう。
理想的には、周囲の騒音があまりなく、人通りが少なく、指定された場所でビデオ通話をしたいものです。そのため、賑やかな街路を見下ろすパティオはおそらく除外されます。
ビデオ通話に参加したら、音声入力をデフォルトでミュートにしておきましょう。犬の吠え声や子供の叫び声が同僚のスピーカーから流れてくるのは困りますよね。
通話に集中しましょう。あなたがクリックして離れてTwitterやFacebookを見ていると、ほとんどの人はすぐに気づきます。また、一部の会議アプリには、通話に集中していないことを相手に知らせる設定が組み込まれていることも覚えておきましょう。
ペットや小さな子供がビデオチャットに現れるのは、とても愛らしく、同僚もその愛らしい変化を喜んでくれるかもしれません。ただし、それが頻繁に起こったり、集中力を妨げるような出来事にならないように注意してください。
他のものを試す
ほとんどの人は、ビデオ会議を嫌ったり、多少なりとも不安を感じたりしている可能性が高いでしょう。会議の企画・運営を担当している場合は、その点を念頭に置いてください。
仕事上の用事が簡単な1対1の電話会議や電話会議で対応できる場合は、そちらを利用するのが最善でしょう。日常的な会議やありふれた会議にビデオ通話を多用するのは避けましょう。ビデオ通話は、実際に視覚的な補助が必要な用事に最も適しています。
特に、信頼できるインターネット接続や適切なハードウェアを持たない同僚がいる場合は、その傾向が顕著です。関係者全員のニーズと設定を必ず考慮してください。
また、ウェブカメラをオフにして音声のみで参加する方が快適だと感じる人がいる場合、その人の好みを自動的に排除しないでください。
私たちの多くは、ほぼ一夜にしてリモートワークや在宅勤務に移行しました。ほとんどの人にとって、それには学習曲線があります。孤立した従業員や同僚に配慮し、過度な要求はしないでください。
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