自動化アプリ「Workflow」の最新アップデート1.7では、使い始めがより簡単になり、複数のアプリを利用するユーザープロセスを効率化できます。AppleInsiderが、最初のワークフローの設定方法から、ニーズに合わせてカスタマイズする方法までを解説します。
私たちは恩知らずな人たちです。何かアイデアが浮かんだり、写真を撮りたいものを見つけたりすると、スマホを取り出してアプリを開き、場合によっては新しい書類を作らなければならないと文句を言います。
しかし、Workflowはこれを簡素化できます。特に新しい1.7リリースでは、iPhoneの自動化をより簡単に開始できる機能が追加されています。この新しく追加された機能は「マジック変数」と呼ばれています。ただ「とても便利」と言うのではなく、実際にどのように動作するのか見てみましょう。ワークフローをゼロから作成していきます。
仕事が終わったら、iPhone を手に取って、頭の中にあることを書き留め、Workflow を使って、忙しい生活を送りながら、好きな場所や方法でそれを保存できるようになります。
Workflow 1.7はiPhoneとiPadの両方で動作します。iPhoneで最も便利かもしれませんが、すべてのツールを1つのビューで確認できるため、iPad版で新しいワークフローを作成するのが最も簡単です。
さあ、始めましょう:
アプリを開いて、「ワークフローを作成」をタップします。
右側ですべての作業を行います。左側にはできることのリストがありますが、これは非常に長いです。12.9インチiPad Proでは、リストを見るのに3回近くスクロールする必要があり、それでもリスト全体を見ることはできません。
「アクション」と呼ばれるものは何百もあります。QRコードを作成したり、Googleストリートビューの画像を取得したり、Instagramに投稿したりなど、様々なことができます。ここでは、Workflowにテキストを入力し、それをどう処理するかを指示します。
左上の「アクションを検索」をタップし、「尋ねる」と入力します。リストの一番上に「入力を求める」というアクションが表示されます。そこに指を置き、右側の灰色の領域までドラッグします。指を離すと、最初のアクションが追加されます。
ドラッグすると、Workflow は「入力を求める」を 1 行からダイアログボックスに展開します。最初の行の「質問」の部分を編集し、「何を考えていますか？」と入力して Enter キーを押します。
これを実行すると、iPhone または iPad があなたの考えを尋ねます。そして、その答えに基づいてワークフローに何らかの処理を実行させたいのです。例えば、Evernote ユーザーなら、「アクションを検索」をタップして「Evernote」と入力してください。表示される 6 個のアクションのうち、最初のアクションは「ノートに追加」です。
新しいノートを作成することもできますが、このワークフローに入力した内容は、実行するたびに実行されることに注意してください。つまり、一日中新しいノートを作成し続けることになるかもしれません。もしそれがご希望であれば、それはそれで結構ですが、代わりに1つのノートだけを作成し、それを繰り返し追加していくことになります。
「ノートに追加」をワークフローにドラッグすると、再び展開されてオプションが表示されます。ノートに「Jottings」のような名前を付けます。次の「モード」の行（新しいテキストをノートの末尾に配置するか先頭に配置するかを決める）は無視し、「ノートブック内」の横にある「選択」をタップします。
既存のEvernoteユーザーの場合、Workflowにすべてのノートブックのアルファベット順リストが表示されます。1つ選んでタップしてください。
これで完了です。ワークフローを作成しました。さあ、使ってみましょう。ワークフロー画面の上部に三角形の再生ボタンがありますので、それをタップしてください。
ワークフローがあなたの考えを尋ねてきます。iPhoneやiPadで見た中で最も美しいものではありません。また、大量のテキストを入力するわけではありませんが、少し書いて「OK」をタップすることはできます。
その後、Workflowは次のステップに進み、Evernoteのノートにテキストを追加します。「Jottings」というノートがない場合は、EvernoteとWorkflowが自動的に作成し、テキストを追加します。
これで完了です。アプリを開かなくても、テキストはEvernoteに保存されます。
Workflowの実行中は他の作業はできません。バックグラウンドでタスクを実行することはできません。しかし、テキストを入力して「OK」をタップしたら、スマートフォンを置いても、Workflowが作業を進めていることを確認できます。
同様に、ワークフロー設定を使えば、スマートフォンを手に取ってすぐに実行できます。「完了」をタップしてワークフローの実行を終了し、設定の歯車をタップしてください。
ここでは、ワークフローに名前を付けてアイコンを選択できますが、表示される場所を指定することもできます。
すべてのワークフローは Workflow アプリ内で利用できますが、たとえば設定画面の下部から Today ウィジェットを選択すると、すぐにアクセスできるようになります。
ワークフローでタップして、これを「Today」ウィジェットとして設定します。設定が完了すると、iPhoneのロック画面からいつでも利用できるようになります。設定方法は「Today」画面に何かを追加する場合と同じで、iPhoneまたはiPadで左にスワイプするだけです。
フロントホーム画面をスワイプすると「今日」画面が表示されます。そこにはニュースや天気などの情報が表示される列があるかもしれません。その列の一番下（下にスクロールする必要があるかもしれません）に「編集」ボタンがありますので、それをタップしてください。
「ウィジェットを追加」という画面が開き、アプリのリストが2つ、順番に表示されます。1つ目は、あなたまたはAppleがToday画面に表示するように既に選択したすべてのアプリです。2つ目は、Todayに表示できる機能を持つ、所有しているすべてのアプリのリストで、長くなる可能性があります。
上のリストには、各項目の横にマイナス記号が付いた赤い丸が表示されています。これは不要な項目を削除する方法です。2番目のリストには、各項目の横にプラス記号が付いた緑の丸が表示されています。これは追加する方法です。
「Workflow」までスクロールダウンし、緑のプラス記号をタップしてください。するとすぐに「Workflow」が最初のリストに表示され、最後の項目として表示されます。最初のリストに表示されているときは、上下に移動できるハンドルも表示されます。「Workflow」をリストの上位に配置するほど、「Today」画面の上位に表示されます。
ワークフローを一番上にドラッグして、Today を開いたときに常に最初に表示されるようにします。その後、「完了」ボタンをタップすると、ワークフローが配置された通常の Today ビューに戻ります。
通常、ワークフローは4つのボタンが2列に並んだ1つのセクションとして表示されます。ただし、「もっと見る」ボタンをクリックすると、必要な数だけボタンを表示できます。ワークフローを使いこなし、多くのボタンを作成できるようになったら、「もっと見る」ボタンをタップし、表示される「ワークフローの管理」ボタンをタップしてください。
これにより、Today に表示するワークフローとその表示順序を決定できます。
では、魔法の変数についてはどうでしょうか?
これまで、マジック変数という言葉を耳にすることなく、これらすべてを実行してきましたが、それでもマジック変数を使用してきました。
以前のバージョンのWorkflowでは、頭の中にあることに関するテキストなどを作成したら、それを変数に保存する必要がありました。そのためには、「変数を設定」アクションをワークフローにドラッグして名前を付ける必要がありました。
その後、そのテキストを Evernote などに送信する場合は、まず「変数を取得」アクションを使用してテキストを取得する必要がありました。
これらのアクションは今でも存在し、より複雑なワークフローを作成する際に使用することになりますが、ワークフローの新機能であり魔法のような点は、テキストを受け取ったことを記憶してくれることです。事前にどこかに保存しておく必要はありません。
厳密に言えば、「入力を求める」のようなアクションから得られる情報は、常に次のアクションのために記憶されますが、その後忘れ去られます。ワークフローがこのように追跡不能になること、そして脳が追跡不能になることを考えると、このように途中で変数に保存する処理は常に合理的でした。
今ではもう必要ありません。この例では、ワークフローに必要なステップ数に大きな違いはありませんが、作業内容がわかりやすくなりました。以前はこの作業に4つのステップが必要でしたが、ここでは2つだけです。
多数のアクションを連続して実行すると、この容易さが増すことは想像できますが、想像するよりも実際にやってみましょう。
パート2 - 物事をより複雑にする
例えば、Evernoteアカウントを持っているけれど、Dropboxにメモを保存したい時があります。また、OmniFocusユーザーで、ToDoリストに簡単なエントリを追加したい時もあります。これらはすべて同じワークフローで実現できます。
両者の違いは、テキストを保存する場所だけです。テキストを入力するアクションは同じです。選択肢を提示したいという点だけが異なります。同じワークフローで、「検索アクション」をもう一度タップし、「選択」という単語を入力し始めます。
表示される「メニューから選択」アクションをタップして押したまま、ワークフローの「入力を求める」ステップの下にドラッグします。
いつものように、1行からダイアログボックスに展開され、入力が必要になります。「プロンプト」をタップして、「どこに保存しますか？」と入力してください。
次に「One」をタップして「Evernote」と入力します。「Two」をタップして「Dropbox」と入力します。
最後に、「新しい項目を追加」をタップし、表示されたら OmniFocus と入力します。
各アクションをドラッグすると、タイトル行からダイアログボックスへと展開していく様子を確認しました。「メニューから選択」に3つのオプションを追加したので、さらに展開され、その下の灰色のボックスに3つのオプションが表示されます。
これらの灰色のボックスは、ワークフローのさまざまなセクションのヘッダーです。選択に応じて発生するさまざまな処理を入力する場所です。
そのうちの1つは既に作成済みです。Evernoteオプションを作成しました。「ノートに追加」アクションを長押しして、この新しいEvernoteセクションにドラッグします。ワークフローによってEvernoteとDropboxの間に隙間ができてしまったら、指を離してください。
残りの2つのセクションも同様に入力します。どちらの場合も、「アクションを検索」をタップして特定のアクションを探し、適切なセクションにドラッグします。
Dropboxの場合は、「Dropboxに追加」ファイルアクションをドラッグします。次に、ファイルパスを入力します。簡単にするために、ファイル名だけを入力してください。Dropboxは自動的にファイルを最上位レベルに保存しますが、相対パスや絶対パスなど、自由に指定することも可能です。
OmniFocusの場合は、「OmniFocus項目を追加」をドラッグします。これは他の項目よりも難しく、選択肢が多すぎてドラッグしている場所が分かりにくいです。「OmniFocus」と「メニュー終了」の間にドロップします。
OmniFocus を既にご利用の場合は、すべてのオプションをご存知でしょう。この例では、一番最初の「名前」というオプションに注目します。
それをタップしてください。これで、この新しいマジック変数機能を直接使用できるようになります。先ほど、何を考えているかを尋ねた際にテキストが返されたことを思い出してください。これらの手順を踏んだ後、ワークフローは既にそれを忘れているはずですが、新バージョンではそうではありません。
キーボードの一番上の列に魔法の杖ボタンがあります。それをタップしてください。
ワークフローでは、ワークフロー全体が表示されます。すべてのアクションはグレー表示され、自動作成されたマジック変数はハイライト表示されます。これらはアクションステップ間のボタンで、含まれる情報の種類に応じて名前が付けられています。
最初の2つのアクションの間には、「入力を求める」というマジック変数があります。これは、このアクションを実行すると入力したテキストがここに格納され、ワークフローがあなたの考えを尋ねます。「入力を求める」をタップしてください。
するとすぐに、ワークフローは以前にスケジュールしたプログラミングに戻り、「入力を求める」マジック変数が OmniFocus アクションの名前フィールドに挿入されます。
つまり、このワークフローを実行してメモを作成し、メニューから OmniFocus を選択すると、そのメモが To Do アプリ内のタスクになります。
OmniFocusには「今日」ウィジェットがあります。Evernoteにも同じウィジェットがあります。これらを使うこともできますが、この単一のワークフローを使えば、テキストを入力してから送信先を決めることができます。
複数の場所に送信することもできます。あるいは、同じ例を使って、テキストではなく写真を取得すれば、領収書や名刺、その他日中に処理しなければならない紙類を保存するためのワークフローを作成することもできます。
Workflowを使い始めると、以前はWorkflowなしで何をしていたのかとすぐに不思議に思うでしょう。それでも、使い方を習得する必要があり、その機能を完全に理解した後でも、試すべき例が思い浮かばないため、使いこなすのは大変でした。
ただし、新しいマジック変数を使用すると、使用方法を簡単に習得できます。このチュートリアルで、いくつかのアイデアが得られれば幸いです。
Workflow の小売価格は 2.99 ドルで、iOS 8 を実行できる iOS デバイスが必要であり、116 MB のデバイス ストレージ容量を占有しますが、この容量はワークフローが生成されると非常にゆっくりと増加します。
