macOS Big Surのリマインダーで他の人にタスクを割り当てる方法

これは多くの高度なToDoアプリにはない非常に便利な機能ですが、AppleはmacOS Big Surの基本的なリマインダーにこれを追加しました。タスクを誰かに割り当てる方法と、タスクが完了したときに何が起こるかをご紹介します。

正直、Appleのリマインダーアプリは過小評価されています。OmniFocusやThingsといった重量級のタスク管理アプリが極めて強力であることは疑いようがありませんが、あの小さなリマインダーアプリは、その実力をはるかに超える力を持っています。

位置情報リマインダーでは、以前からこの機能を目にしてきました。職場に到着した時や、今いる場所を離れた時に、タスクを思い出させてくれる機能です。これはAppleの基本的なリマインダーアプリで始まり、今ではすべてのToDoアプリに搭載されています。

今では、タスクの割り当てに関しても同じことが行われています。タスクを他の人に委任し、その完了日を確認できる機能を備えたToDoアプリはほとんどありませんが、リマインダーはそれを実現します。

さらに、AppleはmacOS Big Surのリマインダーでこれをかなり簡単にしました。最初に設定が必要ですが、その後はどんなタスクでも簡単に他の人に委任できます。

タスクの割り当てを設定する方法

あなたがすることは、誰かにあなたのリストを閲覧・使用し、読み書きする権限を与えることだけです。「ユーザーを追加」の後のオプションは、連絡を取るための様々な方法を示しています。

まず共有するリマインダーリストを作成します

「リンクをコピー」または「AirDrop」を選択した場合、1人または複数の人のメールアドレスまたは電話番号を指定するオプションが表示されます。これらの情報を覚えておく手間を省くには、「追加」の文字の反対側に表示される小さなプラス記号をクリックしてください。

「共有」をクリックすると、相手にリマインダーリストを開くためのリンクが通知されます。相手がリマインダーリストを開くと、リストの上部に「共有相手…」という文字が表示されます。

「共有相手」リストに表示されている相手と、どのタスクでも共有できるようになりました。タスクの一部またはすべてを委任できますが、一度に実行できるのは1つのタスクのみです。

たったこれだけです。その人を選択すると、タスクが割り当てられ、2つのことが起こります。その人に通知が届き、タスクのタイトルと同じ行に小さなアイコンとしてその人の写真またはイニシャルが表示されます。

実は、このタスクを自分で実行することを妨げるものは何もありません。タスクはロックされておらず、割り当ては担当者のリリースに依存するものではありません。

自分でタスクを完了して「完了」にチェックを入れると、そのタスクはリストから消えます。相手が代わりに「完了」にチェックを入れた場合も、全く同じことが起こります。

間違った人にタスクを割り当ててしまい、別の人に変更したい場合、状況は少し変わります。残念ながら、1つのタスクを複数の人に割り当てることはできません。そのため、例えばジョブシェアをしている2人で働いている場合は、変更できません。

クリックしてタスクを人に割り当てる

委任が多い場合や、一緒に仕事をする人が多い場合は、より高度なToDoアプリのメリットが期待できます。共有タスクが複雑な場合は、完全なプロジェクト管理機能が必要になる場合もあります。

しかし、小規模なチーム、あるいはカップルにとって、この機能は大きなメリットとなります。これまでもリストの共有は可能でしたが、特定の人にタスクを割り当てることで、仕事の見落としが少なくなります。